Reorganisatie etc.
toegelicht door Pieter Piers

Beste allemaal,
Het zal een deel van jullie niet ontgaan zijn, maar het gaat binnen de vereniging al enige tijd niet zoals het zou moeten gaan. Ik doel hierbij op het verschil tussen de inkomsten en de uitgaven, die ondanks alle pogingen nog steeds niet zwart zijn en het constante verlies van leden.

Om onze uitgaven te beperken hebben we als eerste de *Asterisk aangepakt. Deze aktie heeft tot nu toe een reductie van de kosten van ca. 50% opgeleverd ten opzichte van de kosten van ca. 2 jaar geleden. Verder hebben we de kosten van de Expo zover weten te drukken dat de Expo nu budgetneutraal is (dat wil zeggen dat de kosten van de Expo even hoog zijn als de inkomsten).

Om de kosten verder te drukken wordt er minder vergaderd en als er al vergaderd wordt, gebeurt dit op lokaties die geen geld kosten. Al deze inspanningen hebben duidelijk resultaat gehad, echter we zijn nog steeds niet uit de rode cijfers. Daarnaast kampen we met een ledenverlies. Elk jaar loopt het ledental van de vereniging terug met als gevolg minder inkomsten, dat weer op zijn beurt er voor gezorgd heeft dat de vereniging op een grotere voet is komen te leven dan bij het huidige ledental verantwoord is.

Om toch uit de rode cijfers te komen bestaan er een aantal mogelijkheden, te weten zorgen voor meer inkomsten of zorgen voor minder uitgaven. Het verzorgen van meer inkomsten kan door òf het verhogen van de contributie, òf door het verhogen van het ledental, òf door het werven van sponsors.

Het domweg verhogen van de contributie is op het oog de meest simpele oplossing. Echter deze oplossing werkt alleen maar als je er zeker van bent dat alle leden de contributieverhoging zouden accepteren en dat deze actie geen leden kost. Wij als hoofdbestuur zijn bang dat het verhogen van de contributie een verder verlies van leden tot gevolg heeft en daarmee komt dan van zelf weer het financieringsprobleem om de hoek kijken.

Men kan dan weer een contributieverhoging voorstellen. Met als gevolg dat aan het einde van deze procedure de vereniging door een gebrek aan leden ophoudt te bestaan. Het aantrekken van nieuwe leden binnen de vereniging blijkt geen sinecure te zijn. Tot nu toe is het in nog geen enkel jaar, als we terugkijken naar de afgelopen tien jaar, gelukt om meer leden in een jaar in te schrijven dan zich er dat jaar uitschrijven. Je ziet wel een voorzichtige daling in het aantal uitschrijvingen, in mijn ogen duidt dat er op dat we nu langzaam aan bij de die-hards zijn aangekomen. De zogenaamde 'harde-kern' van de vereniging, de echte liefhebbers van het merk Acorn.

We zullen met alles dat ons ter beschikking staat (Expo, demo-teams etc.) het merk Acorn in Nederland verdedigen in de hoop nieuwe leden aan te trekken, echter we moeten de realiteit onder ogen zien en accepteren dat we voorlopig nog niet zullen stijgen. Met betrekking tot het aantrekken van sponsors kan ik mede-delen dat Acorn na jaren van zeuren van onze kant, nu eindelijk besloten heeft de Big Ben Club financieel bij te staan met maar liefst £150.

Dit is een beetje cynisch, maar we moeten niet vergeten dat Acorn op dit moment leeft van kwartaal tot kwartaal en dat het, voor zover wij hebben kunnen nagaan, voor het eerst in de geschiedenis van de vereniging is, dat Acorn met geld over de brug komt. Er is in ieder geval een begin gemaakt.

Verder heeft het bedrijf R-Comp een advertentiecontract voor de *Asterisk getekend, via deze weg komt er dus ook geld binnen. Acorn is vooralsnog niet geïnteresseerd om te sponsoren via een advertentie in de *Asterisk. Maar daarover zijn we nog in onderhandeling (we hopen dat in de week van de Acorn World verder voort te kunnen zetten). Het verzorgen van minder uitgaven is, zonder in te boeten in de kwaliteit die we aan de leden moeten leveren, geen eenvoudige opgave.

Op de *Asterisk is al het mogelijke gedaan, zonder al te veel in te moeten leveren op de kwaliteit. Er wordt op dit moment nog onderzocht of de drukkosten nog iets naar beneden kunnen, maar daarmee moeten we niet verwachten dat in een klap alle problemen over zijn.

Wanneer we op de de Expo gaan bezuinigen, dan lopen we het risico dat we de komst van de buitenlandse dealers en soft & hardware producenten verliezen. Ook hiermee boeten we in kwaliteit in. En het inboeten aan kwaliteit is iets dat we eigenlijk zoveel mogelijk willen voorkomen. Voor de leden van de vereniging moet de vereniging zo aantrekkelijk mogelijk blijven. Een andere mogelijkheid om de kosten in de vereniging te drukken is een complete reorganisatie van het bestuursorgaan van de vereniging.

De totale bestuurskosten van de vereniging bedroegen in 1996 ca. Dfl 8000,--. Ja, je leest het goed, ACHT DUIZEND GULDEN. Hierbij zitten alle bestuurskosten van alle regio's en alle kosten van het hoofdbestuur. Alleen de R.v.A. vergaderingen kosten per jaar ca. Dfl 3000,--. Dat is per lid Dfl 5,-- ofwel bijna 10% van het lidmaatschapsgeld. Wanneer we alle kosten van alle besturen optellen komen we op een bedrag dat ca. 25% van de contributie is. Wanneer we hiermee iets weten te bezuinigen, dan zet dat pas echt zoden aan de dijk.

Een methode om dat te doen is een totale reorganisatie van het bestuursorgaan van de vereniging. De reden dat de kosten van de vereniging zo hoog zijn is omdat de vereniging op dit moment een kind met een waterhoofd is. Op elke tien leden heeft de vereniging een kaderlid en wanneer we bedenken dat we nog een behoorlijk aantal vacatures hebben binnen een fors aantal regio's zou dit eigenlijk een op zes moeten zijn.

De enorme omvang in kaderleden stamt nog uit de tijd dat de vereniging ca. 3500 leden had en dit toen de meest voor de hand liggende organisatievorm was. Echter bij het huidige aantal leden zijn de kosten gemoeid met deze organisatievorm niet meer verantwoord en is dus een reorganisatie op zijn plaats.

Tijdens de laatste R.v.A. is al besloten dat de vereniging moet onderzoeken hoe er gereorganiseerd moet gaan worden en daarbij kwamen de volgende voorstellen naar voren:

  1. niets veranderen en de vereniging en dood laten bloeden,
  2. aansluiting zoeken bij de HCC,
  3. regio's min of meer verzelfstandigen,
  4. minder regio's en geen regiobesturen meer,
  5. aansluiting zoeken bij andere nood lijdende clubs.

Model 1
Ik denk dat ik hierover kort kan zijn. Niemand in het hoofdbestuur ziet deze optie als een reële optie voor de toekomst. Dat wil niet zeggen dat dat voor jullie allemaal zo geldt. Wanneer je hier anders over denkt laat dat dan aan je afgevaardigde weten.

Model 2
Aansluiting zoeken bij de HCC is al veel vaker geopperd als een mogelijke optie. In het verleden heeft er eens een hoofdbestuur op hoog niveau met de HCC hierover vergaderd. In het kort kwam het er op neer dat de vereniging al haar tegoeden in de kas van de HCC moest storten en dat er verder een Acorn gebruikersgroep werd opgericht.

Extra aandacht in de !ComputerTotaal kon/kan niet worden gegarandeerd, omdat de !ComputerTotaal door een commerciële organisatie zonder banden met de HCC gerund wordt. Als we als voorbeeld de APPLE gebruikersgroep binnen de HCC nemen, dan zien we dat deze al jaren geleden volledig ondergesneeuwd is geraakt.

Deze gebruikersgroep klaagt dan ook al sinds lange tijd over de bijzonder geringe aandacht die het merk APPLE in de !ComputerTotaal geniet. Het bestuur van de HCC heeft òf de mogelijkheden niet om hier iets aan te doen òf is niet bereid hier iets aan te doen.

Hoe dan ook er gebeurt niets op het APPLE front in de !ComputerTotaal en dat zal waarschijnlijk dan ook altijd zo blijven. Laten we dus a.u.b. niet de illusie koesteren dat het met de komst van de Acorn gebruikers groep ineens gaat veranderen (ik ga heus nog wel eens naar de Efteling, maar geloof al lang niet meer in sprookjes). Het zou een veel beter idee zijn als de leden van de APPLE gebruikersgroep lid zouden worden van de Big Ben Club.

Model 3
Het verzelfstandigen van de regio's is ook zo'n model dat al jaren de ronde doet binnen de vereniging en dat in de loop der jaren een trouwe schare van aanhangers heeft gevonden. Voor dit model geldt dat het op het eerste gezicht zeer aantrekkelijk lijkt, met de nadruk op lijkt.

Dit model gaat er van uit dat alle bestuursverantwoordelijkheden bij de regiobesturen komen te liggen en dat het hoofdbestuur niets anders doet dan het vaststellen van de contributie, het innen van de contributie en de algemene hoofdlijnen voor het beleid binnen de vereniging vaststelt. Ofwel bijna alle taken van het hoofdbestuur worden overgedragen aan de regiobesturen. Niets mis mee, zo op het eerste gezicht.

Echter het grote probleem bij dit model is dat het model alleen dan goed functioneert als de vereniging beschikt over voldoende en competente bestuursleden. Ofwel er moeten bestuursleden bij en nog wel hele goede ook, tenminste als we alle regio's bestuurbaar willen houden. Dat wil dan weer zeggen dat elke regio over een goed functionerend voltallig bestuur moet beschikken, hiermee komen we dus op een kaderledental van een op de zes leden. De overhead gaat hiermee omhoog in plaats van omlaag en we gaan dus meer kosten maken.

Los daarvan werkt dit model alleen goed wanneer de regio beschikt over een goed functionerend bestuur. Alle regio's die niet over een goed functionerend of zelfs helemaal over geen regiobestuur beschikken komen hiermee volledig in de kou te staan. Dit model leidt dus tot een aantal regio's die goed functioneren, zolang die over een bestuur beschikken, en over regio's waar helemaal niets gebeurt en waar waarschijnlijk ook nooit iets zal gebeuren, omdat de drempel om bestuurslid te worden nu al te hoog is voor velen en met de 'nieuwe' verantwoordelijkheden waarschijnlijk helemaal.

Het wordt dan namelijk zo dat de regiobestuursleden hoofdelijk financieel aansprakelijk worden voor het doen en laten in de regio. Ofwel wanneer een van de collega regiobestuurders een financiële misser maakt, draait het voltallige regiobestuur van die regio daar financieel voor op. Ik kan me voorstellen dat deze drempel voor veel mensen een iets te hoge is. Verder is in mijn ogen dit model zeer egoïstisch van opzet, dat alleen aan de regio zelf denkt en niet aan de buren.

Model 4

Wanneer we de regio's zoals ze nu bestaan opheffen en Nederland indelen in minder regio's en geen regiobesturen meer, maar alleen nog maar regiomanagers die er voor zorgen dat er regelmatig bijeenkomsten zijn en dat er een programma is voor de leden, worden de bestuurskosten beter beheersbaar. Er is dan alleen nog maar een hoofdbestuur en deze is dan verantwoordelijk voor de gemaakte kosten.

De regiomanagers krijgen de beschikking over een kleine kas en handelen verder op basis van declaraties, hetzij vooraf hetzij achteraf. De zaalhuur zal ten allen tijden door de landelijke penningmeester betaald worden. Dit model lijkt nogal revolutionair, echter het staat het minste af van zoals het nu in de vereniging geregeld is. Op dit moment handelen alle regiobesturen gedelegeerd zoals dat heet.

Dat betekent dat het hoofdbestuur alle verantwoordelijkheden draagt voor alle handelingen die de regiobesturen doen. Ofwel wanneer een regiobestuur het in zijn hoofd haalt om een financiële verbintenis aan te gaan die de vereniging niet kan dragen, dan mogen de leden van het hoofdbestuur het financiële gat persoonlijk uit hun privé vermogen dichten.

De regiobesturen kunnen hiervoor in beginsel niet aansprakelijk worden gesteld. In feite is het zo geregeld dat het hoofdbestuur de vereniging bestuurt door middel van de regiobesturen. Dat klinkt misschien een beetje feodaal, maar zo is het zeker niet bedoeld. De reden dat voor deze opzet is gekozen, komt voort uit het feit dat anders ieder bestuurslid van een regio bij de Kamer van Koophandel zowel aan- als afgemeld moet worden, met alle administratieve rompslomp en kosten van dien.

De hoofdbestuursleden zijn wel bij de Kamer van Koophandel aangemeld als bestuurslid en daarmee dan ook hoofdelijk aansprakelijk voor de vereniging. Dit verklaart dan tevens waarom het niet de regiobestuursleden zijn die de R.v.A. bijwonen en hier stemmen, maar dat het de afgevaardigden zijn die dat doen.

De afgevaardigden zijn daar namens de leden van de vereniging en niet namens de regiobesturen. Bij dit model is het dan dus ook niet meer nodig om twee keer per jaar een R.v.A. samen te roepen.

De controle van het bestuur geschiedt dan door de jaarlijkse A.L.V., die voor alle leden van de vereniging toegankelijk is. Door de verantwoordelijke drempel van bestuurslid weg te nemen, wordt het voor een aantal mensen binnen de vereniging makkelijker als regiomanager iets voor een regio te organiseren.

N.B. Er werd tijdens de laatste R.v.A. gesuggereerd dat dit alleen maar in het leven geroepen is om het hoofdbestuur meer 'macht' te geven.
Dat wil ik bij deze ontzenuwen.
Het heeft ten eerste helemaal geen zin om alle 'macht' naar je toe te trekken, want je hebt namelijk als bestuurslid niet het eeuwige leven binnen de vereniging, je moet een keer aftreden en dan ben je alle 'macht' kwijt.

Verder is het geen kwestie van alle 'macht' naar je toetrekken, het is meer zo dat de 'macht' binnen de vereniging op dezelfde plaats blijft en alleen meer geformaliseerd wordt.

Model 5

Tijdens de laatste R.v.A. werd de mogelijkheid gelanceerd om samen met andere gebruikers verenigingen (Amiga, Atari, APPLE etc.) samen iets op poten te zetten. Een soort van Non-Intel vereniging. Op zich is dit geen slecht idee. Schaal- vergroting zal zeker een kosten reductie per lid te weeg brengen. Echter in mijn ogen ontslaat dit ons er niet van om de kosten van dit moment te drukken.

We zijn alleen dan een aantrekkelijke partij wanneer we als vereniging 'gezond' zijn. Wanneer we als noodlijdende club aansluiting zoeken bij anderen zullen deze ons zien als de oplossing voor onze financiële positie en daarmee waarschijnlijk elk contact mijden. Het is dus op zich geen slecht plan en het onderzoeken waard, maar we moeten zelf eerst onze broek op zien te houden.

Al met al is dit een behoorlijk relaas geworden, langer dan ik zelf in eerste instantie bedoeld had. Hiermee wil ik gelijk de aandachtige lezer(es) bedanken voor de moeite die hij/zij genomen heeft met het doorlezen van deze saaie, maar o zo belangrijk kost.

Tot slot wil ik benadrukken dat de vereniging er voor de leden is en dat de leden van de vereniging gebaat zijn bij een goede struktuur. Dus laat je stem horen. Zoek contact met de regiobesturen en afgevaardigden en stem voor een nieuwe toekomst van de vereniging.

Pieter Piers