De club en de clubjes

Op 26 september heeft de Raad van Afgevaardigden (RvA) besloten om door te gaan met de landelijke samenwerking binnen de Big Ben Club. De structuur van de vereniging wordt niet gewijzigd, maar het reglement voor de regio's wordt ingrijpend veranderd, in de trant van het voorstel dat u hieronder vindt samengevat. Daarbij moet goed onderscheid worden gemaakt tussen statuten en reglementen.

Statuten vormen de "grondwet" van een vereniging. Er komt een notaris aan te pas, en de kamer van koophandel. Alleen de belangrijkste zaken moeten in de statuten staan. Zoals: Hoe hebben de leden invloed op het bestuur? Wie vertegenwoordigen de vereniging?

Met onze statuten is weinig mis. De vereniging wordt "getrapt" geregeerd: de leden kiezen per regio een vertegenwoordiger die in de RvA het landelijk beleid meebepaalt en stemrecht heeft. Bij regio's met veel leden telt de stem van hun vertegenwoordiger zwaarder, maar er is per regio slechts 1 vertegenwoordiger. Dat systeem is voor een landelijke vereniging beter dan "direct" stemrecht, waarbij alle (toevallig) aanwezige leden stemrecht hebben en de anderen niet meetellen.

Reglementen zijn aanvullingen op de statuten, waarin details worden uitgewerkt.
Ze kunnen eenvoudig door het hoogste verenigingsorgaan (= de RvA) worden gewijzigd. Aanpassen kan desnoods op elke vergadering opnieuw. Omdat er al veel in onze statuten is geregeld zou het reglement kort kunnen zijn. De relatie tussen regio's en landelijk bestuur blijkt helder uit de statuten: de regiovertegenwoordigers bepalen samen het beleid en het landelijk bestuur voert dat uit. De regio's hebben recht op een evenredig deel van de contributie die landelijk wordt ingezameld. Hoe groot dat deel is bepalen de regio-vertegenwoordigers samen.

Zij bepalen ook hoeveel regio's er zijn en welk gebied ze beslaan. Maar onze statuten zijn erg algemeen bij het aangeven van de verantwoordingsplicht van de afzonderlijke regio's naar het landelijk bestuur. Dat is een belangrijk onderwerp, dus moet de RvA daarin via het reglement meer duidelijkheid brengen. Dat kan heel streng en centralistisch worden uitgewerkt, maar bij de sfeer van nu binnen de club hoort een heel andere aanpak. Natuurlijk zijn de regio's verantwoording schuldig voor geld dat ze uit de landelijke contributiepot besteden, maar verder zouden ze (binnen de clubdoelstellingen) vrij hun gang moeten kunnen gaan. Dus:

Algemeen

1.1 Elk lid heeft het recht om deel te nemen aan alle aktiviteiten van zijn regio. Bovendien heeft elk lid het recht om, onafhankelijk van zijn regionale indeling, bijeenkomsten van een andere regio te bezoeken.

1.2 De vereniging is niet aansprakelijk voor de daden en aktiviteiten van een regiobestuur. De vereniging noch haar vertegenwoordigers zijn aansprakelijk voor schade aan eigendommen van leden of bezoekers van regiobijeenkomsten.

Organisatie

2.1 De bestuursleden van een regio en de regio-vertegenwoordiger in de Raad van Afgevaardigden worden gekozen uit en door de bij die regio ingedeelde leden.

2.2 De kandidaatstelling en de verkiezing kan schriftelijk plaatsvinden, of tijdens een regio-vergadering. De procedure voor de kandidaatstelling en de stemming wordt door de regioleden zelf bepaald.

2.3 Het bestuur bestaat uit tenminste twee personen. Twee of meer van de vier bestuursfuncties (voorzitter, secretaris, penningmeester, regio-vertegenwoordiger) kunnen worden gecombineerd.

2.4 Het regio-bestuur organiseert bijeenkomsten en andere activiteiten met en voor de regioleden. Het bestuur maakt daartoe een jaarplan en legt over aktiviteiten en financiën jaarlijks verantwoording af aan de regio-leden, op een wijze die de regioleden zelf bepalen.

2.5Aan het hoofdbestuur van de vereniging is het regiobestuur uitsluitend verantwoording schuldig voor de besteding van gelden uit de centrale contributie-inkomsten en het beheer van daarmee bekostigde goederen, die steeds eigendom blijven van de vereniging.

Financiën

3.1 Het hoofdbestuur verdeelt het jaarlijks door de RvA vastgestelde regio-budget over de regio's op basis van een vooraf door elk regiobestuur in te dienen aanvraag.

Deze aanvraag dient te bevatten:
(a) een afrekening over het vorig jaar,
(b) een begroting voor het nieuwe jaar, en
(c) een verslag waaruit blijkt hoe aan de regioleden verantwoording is afgelegd.

3.2 Elke regio heeft minimaal recht op een bedrag A per betalend regiolid (peildatum 1 maart) plus een bedrag B voor regiobijeenkomsten (zaalhuur). De bedragen A en B worden jaarlijks vastgesteld door de RvA.

3.3 Bij het bepalen van de werkelijke bijdrage aan een regio wordt ook het eindsaldo van vorig jaar betrokken. Een eventueel overschot uit de vorige periode blijft ter beschikking van de regio, mits uit de nieuwe begroting blijkt dat dit geld in de lopende periode overeenkomstig de doelstellingen van de vereniging wordt besteed.

3.4 Is de regio-begroting hoger dan het met A en B berekende basisbedrag, dan wordt een extra bijdrage toegekend als

(a) de begroting naar het oordeel van het hoofdbestuur realistisch is,
(b) het saldo van vorig jaar bij deze regio ontoereikend is en
(c) het door de RvA bepaalde totaalbudget nog ruimte laat.

3.5 In alle gevallen heeft de bijdrage die de regio uit de centrale contributie-opbrengst ontvangt het karakter van een voorschot. Pas volgend jaar na ontvangst van de afrekening stelt het hoofdbestuur definitief de regio-bijdrage vast. Als een regio geen afrekening indient kan het voorschot door het hoofdbestuur worden teruggevorderd.

3.6 Een regio kan met gelden die afkomstig zijn uit de centrale contributie-opbrengst geen reserves opbouwen. Resteert uit voorgaande jaren een positief saldo, dan maakt dit opnieuw deel uit van de centrale contributie-inkomsten. Het regiobestuur kan hierover niet zonder toestemming van het hoofdbestuur beschikken.

3.7 Op verzoek van een regiobestuur opent het hoofdbestuur een bank- of girorekening voor de regio. De rekening wordt beheerd door de landelijke penningmeester, die een lid van het regiobestuur kan machtigen om over het tegoed te beschikken. Deze machtiging wordt ingetrokken als het regiobestuur per 1 maart nog geen afrekening over het voorgaande jaar bij het hoofdbestuur heeft ingediend.

3.8 Een regio wordt opgeheven als er geen bestuur meer functioneert of als in die regio gedurende het afgelopen kalenderjaar geen aktiviteiten zijn ontplooid. De gelden en goederen van een opgeheven regio blijven eigendom van de vereniging. Het voormalige regiobestuur blijft daarvoor verantwoordelijk tot de RvA decharge heeft verleend.

Zo, dat wordt een leuke klus voor de reglementen commissie...

Paul Porcelijn.