Indrukken van het overleg in de

Raad van Afgevaardigden (RvA),
op 2 november 2002,

in het genot van het gastheerschap van de regio Amersfoort c.q. Nico Blom.

De toekomst van de vereniging is een belangrijk onderwerp op de agenda voor dit overleg; keuzes daarbij hebben mogelijk consequenties voor de begroting en / of contributies. De volgorde van de agenda werd daarom aangepast.

Er was één ingekomen stuk: een voorstel van Jan Blok, voorzitter van de werkgroep Hardware, overigens met berichtgeving niet aanwezig, over aanschaf hardware en hoogte van de contributie. Gegeven de inhoud zal het voorstel aan de orde komen in de cluster begroting en contributie.

Notulen van de vorige vergadering zijn doorgenomen en waar nodig (nog) beter in overeenstemming met het verloop van die vergadering gebracht. In het kielzog van de notulen is gekeken naar de besluitenlijst. Jos licht toe dat zijn voornemen, een FAQ-lijst (Frequently Asked Questions) te produceren, nauwelijks uit de verf is gekomen. Ontwikkelingen gaan erg snel, vragen zijn zeer divers en vaak technisch. In het overleg werd de suggestie gedaan, de zaak anders aan te pakken. In ander verband leest u daar meer over.

Nog een ander onderwerp uit de besluitenlijst dat openstond: het bevorderen dat alle regio's en werkgroepen zich manifesteren: in de *Asterisk, tenminste met een feitelijke vermelding en erg graag ook met een agenda van activiteiten. Jos zal hier op de kortst mogelijke termijn aandacht aan geven.

In de vergadering is - volgens de spelregels die hierover zijn afgesproken - verantwoording gevraagd en gegeven van de toekenning van de "Club Kanjer 2002", zoals bekend tijdens de RISC OS Expo uitgereikt aan Peter van den Berg.

Dan het volgende agendapunt:
de samenstelling van het landelijk bestuur. Roel Boesenkool had in het voorjaarsoverleg al zijn besluit kenbaar gemaakt, te willen terugtreden als secretaris. Het leidde tot een oproep voor een opvolger, in de *Asterisk 2002, nr. 7. Een oproep die tegelijkertijd een getuigschrift voor Roel en een functie-profiel was. Geen slechte combinatie toch :-)
Helaas heeft de oproep voor een opvolger geen reacties opgeleverd. Ook afgevaardigden konden ons niet in contact brengen met leden aan wie we deze functie kunnen toevertrouwen. We hebben dus een vacature secretaris. Een ongemakkelijke situatie omdat de secretaris in het dagelijkse leven immers de spil van een vereniging is.

Noodgedwongen is - AD INTERIM - het secretariaat van de vereniging, volgend op zijn aanbod, bij Jos ondergebracht. Onveranderd zal de inzet blijven voor Roel een waardig opvolger te vinden - moeilijk maar noodzakelijk.

Vervolgens leidde Jos het volgende agendapunt in:
de toekomst van onze vereniging.
We zien terug op een moeilijke periode. Op 17-09-1998 maakte Acorn bekend, zich niet langer met desktop computers bezig te houden - de doodsteek voor de langverwachte Phoebe; de beslissing sloeg een bres in de vesting die RISC OS als besturingssysteem veilig stelde. Na dat besluit verstilde de markt - of hadden we te weinig oog voor de vele verdere en nieuwe activiteiten!...

Ook binnen de vereniging is er reden tot zorg. Het ledenaantal loopt terug, traag maar gestaag. Promotie is eerder al onderstreept als kernactiviteit van de vereniging. Maar dat vergt wel hardware die de wedijver aankan met de markt van nu. Hoe fantastisch ook de Risc PC (uitgebracht 1994) nog steeds is, dat mag je van deze machine niet meer verwachten. Promotie: wel prioriteit maar als activiteit nog in de startblokken. Regio-bezoek loopt terug - we denken dat dat vooral te maken heeft met een economisch en sociaal opgeschroefde samenleving; we moeten zoveel willen dat de grenzen van onze tijd en inkomsten voortdurend onder druk staan! Het kader behoeft nieuw bloed! De vereniging wordt gedragen door een klein aantal mensen die - vaak al jarenlang - zich verantwoordelijk voelen (of weten) voor de taken die ze ooit op zich namen. Het blijkt moeilijk, mensen te vinden die bereid zijn hen daarin bij te staan, al doende het aantal schouders onder de klus vergroten én de opvolging op enige termijn veilig stellen.

Een context voor de discussie was in een notitie van Jos bij de stukken van de vergadering gevoegd. Wat hem betreft is dit het belangrijkste wat we vandaag te doen hebben. Hij rekent zich als voorzitter de toekomst van de vereniging als zijn taak toe. Kernthema is dan ook: waar ligt onze toekomst als vereniging. Doen we wel de goede dingen? En: doen we die goed?

De discussie die erop volgde laat zich nauwelijks weergeven. Deels omdat je stuk voor stuk betrokken mensen aan tafel hebt die terecht iets te zeggen hebben. Deels omdat daarmee het thema van bespreking alle kanten uit vliegt. Deels omdat veel elementen buiten ons (direct) bereik liggen.

Wat opviel was: de gezamenlijkheid in de ergernis over het moeizaam browsen in het World Wide Web, een lot dat we overigens delen met Apple- en Unix-gebruikers, door de commercieel ingegeven keuze voor incompatibiliteit van het meest gebruikte besturingssysteem. Al pratend bleken een aantal mensen goed te weten waar problemen ontstaan. Als die kennis op de vergadering al zo gretig wordt gedeeld, kan dat voor het thuisfront van de leden niet veel anders zijn.

Ik poog niet de inhoudelijke gedachtenwisseling nader weer te geven - ik zou het niet kunnen. Ik breng er de hoofdlijnen van aan:

Begroting, volgend agenda punt.
Altijd weer een belangrijk stuk omdat je er - in eurocentjes vertaald - in laat terug zien wat je het komend jaar van plan bent / verwacht. Door Paul voorbereid, ingebracht en toegelicht, naast elkaar gezet: de begroting 2002, de rekening 2002 (tot dit moment bekend en vervolgens doorgerekend tot eind 2002) en de begroting 2003.

De begroting is gebaseerd op de koers die we als vereniging varen. Krap bemeten en afgestemd op het huidige uitgavennivo. Overhead kosten zijn opnieuw lager. Voor ledenadministratie is meer gereserveerd - omdat accept-giro's apart moeten worden verstuurd. Computers en andere dure aankopen die lang meegaan worden gekocht met geld dat de club "leent" uit de clubreserves. Die "lening" betaalt de club in termijnen aan zichzelf terug via jaarlijkse "afschrijvingen". Dat dempt de jaarlijkse schommeling tussen inkomsten en uitgaven. Deze puur boekhoudkundige broekzak/vestzak-aanpak is natuurlijk geen "echte" lening.

Dan toch hebben we geen sluitende begroting - verre van dat! De contributie dekt hooguit tweederde van onze kosten, de rest komt uit de reserves. Wel beleid dat de RvA eerder heeft vastgesteld en waarop ook deze begroting is samengesteld.

Het zijn magere jaren. De vereniging heeft betere tijden gekend en heeft toen fors gereserveerd. Die reserves spreken we nu aan, om activiteiten van de vereniging ongehinderd doorgang te kunnen laten vinden die NU niet vanzelfsprekend kunnen worden opgebracht door contributies. Zo doende is althans voor zeg de komende zes jaar het voorbestaan van de vereniging verzekerd. Een harde waarborg daarin is dat er ALTIJD voor het navolgende jaar zoveel liquide middelen zijn dat er dekking is voor de in dat jaar geldende verplichtingen en te verwachten uitgaven.

Duidelijk dat, als de impulsen zich voordoen waar de gehele RISC OS wereldje al zo lang op heeft moeten wachten (hoezo, ZEVEN magere jaren...) een opleving in activiteiten - en kosten - hun vertaling moeten vinden in de contributie. Maar niet nu. En alleen dan als de RvA dat besluit heeft genomen.
In de context van deze overwegingen en hetgeen hierna wordt uitgewerkt, vindt de suggestie, reserves te gebruiken voor aanschaf van computers en de contributie te halveren, geen weerklank; de RvA besluit de contributie in 2003 te handhaven op 20 euro (gezinsleden 5 euro).

Altijd - ook nu - blijven er in een begroting een aantal knopen door te hakken.

  1. Aanschaf software. We hebben twee Risc PC's bij regio's, er is een demo Risc PC bijgekomen. En we zien uit naar het moment dat we kunnen beschikken over de nieuwste generatie computers: de Omega van MicroDigital en de Iyonix van Castle Technology. Een oeroude waarheid: een computer is zo sterk als de software die er voor is. Aan hartstikke goede free-ware toepassingen geen gebrek. Maar er zijn ook share- en care-ware programma's waarvoor - vindt Jos - bij installatie op onze demo-computers moet worden betaald.
    De vergadering vult erop aan dat de computers moeten worden toegerust met het beste wat de markt te bieden heeft. Pakketten als Ovation Pro en Vantage. En waar in elk geval voor moet worden betaald: !SparkFS. Omdat er nauwelijks een toepassing is die vaker wordt gebruikt. De suggestie is gedaan, naar het mogelijke zg. site-licensies en package-deals aan te gaan met verwijzing naar de demo-functionaliteit. De RvA besluit daarop de post Demoteam te verhogen met 1000 euro voor licentierechten.
  2. Aanschaf computers. Het kersverse nieuws van de Iyonix zou uiteraard in de begroting moeten zijn terug te vinden, gegeven de verwachting dat de machine op korte termijn te krijgen zou zijn. Even is overwogen, voor de aanschaf van beide "ster-spelers" geld te reserveren (voor de Omega is dat al gebeurd). Dat bedrag zou echter een nog groter gat in de begroting slaan en dus het tekort verder doen oplopen. Afgesproken is, het moment af te wachten dat de machine(s) te koop is / zijn. En dan tot aanschaf over te gaan, wetend dat dit het tekort op de lopende rekening vergroot - dat echter gedekt wordt door reserves van de vereniging. De RvA machtigt het bestuur om, als in 2003 naast de Omega ook andere RiscOS computers op de markt verschijnen (Iyonix, laptop), van elk 1 demo-exemplaar aan te schaffen. Het beheer moet zorgvuldig geregeld worden.
  3. De reservering voor de RISC OS Expo 2003 is teruggebracht naar het kosten-niveau waar de organisatoren: Aad Bezemer en Matt Hendriks het steeds weer op hebben weten te houden. De vergadering onderstreept dat terughoudendheid de enige drijfveer is en dat er geen sprake van is dat we vinden dat beide het met minder zouden moeten of kunnen doen.
  4. Voor het 20-jarig jubileum moet een reservering komen voor kosten die in dat verband gemaakt worden. Om dat inhoudelijk ideeën en suggesties nog niet aan bod waren gekomen, was het wat lastig om daar een bedrag voor aan te geven. Aan de begroting voegt de RvA een stelpost Jubileum toe van 1000 euro.

Doorberekening van deze beslissingen maakt het tekort op de begroting aanzienlijk groter. Nogmaals: geen groot probleem, reserves worden op een verantwoorde - en tenminste wéloverwogen - manier aangesproken. Tenslotte is er op gewezen dat deze begroting niet "taakstellend" is (= je moet wélomschreven doelen realiseren - dáár krijg je geld voor - de besteding moet je ook gerelateerd aan je taakstelling verantwoorden). Veeleer is het een echte begroting: wat willen en verwachten we in het nieuwe jaar en hoe laat zich dat in een raming van ontvangsten en uitgaven vertalen.

Met die aanvullingen i.c. wijzigingen wordt met de begroting van Paul voor 2003 ingestemd. Penningmeester en voorzitter zullen zorgdragen voor berichtgeving volgend op het ingediende voorstel.

Een laatste en toegevoegd punt -
we zijn dan al vér in de middag: 2003, het 4e lustrum jaar van onze vereniging. Vraag is hoe daar vorm aan te geven. Inhoudelijk is dit onderwerp niet verder voorbereid dan dat binnen het landelijk bestuur wat eerste suggesties zijn uitgewisseld. Eigenlijk wel terecht dat dit kritiek oogst bij de afgevaardigden. Besloten is, een drietal leden te vragen de lustrum-voorbereiding voor hun rekening te nemen.

Rondvraag.
Wellicht ook door vermoeidheid ingegeven, waren er geen losse eindjes. Henri Derksen had het al uitgezocht en de RvA volgt zijn voorstel: maart 2003 heeft 5 zaterdagen, de 4e is "regiovrij", daarom is de volgende RvA op zaterdag 22 maart 2003. De RvA is ook dan weer in Amersfoort.

Half vijf. We zijn vanaf elf uur in overleg geweest, met een lunchpauze van drie kwartier. Er restte nog een half uur voor het wassen van de vaat en het schoon achterlaten van de ruimte. De voorzitter verzuimt zelfs de gastheer Nico Blom te bedanken voor de gastvrijheid resp. de ambachtelijk voorbereide lunch. Nico, alsnog: bedankt!

Einde van een impressie van een overleg van de RvA. Heb je vragen, reacties, suggesties, neem dan gerust contact op met iemand uit het landelijk of regionaal bestuur - met mij mag ook, maar dat spreekt voor zich.

Jos Ulijn