Etiketten versus mail-merge
of hoe Henri Derksen zijn post verstuurt

Iemand schreef: "Ik heb nog niet eerder een etiketje geprint".

Dat kan op meerdere manieren.
Voorheen kocht men etiketten op kettingpapier met pinfeed voor matrixprinters en/of sommige daisywheel modellen. Al heel lang kun je losse A4 vellen met etiketten in verschillende maten aanschaffen. voor HP Deskjet en/of laserprinters. Zelf gebruik(te) ik meestal het vel met 3 x 7 = 21, of 3 x 8 = 24 stuks. Tegenwoordig gebruik ik alleen nog etiketten voor op pakketjes en enveloppen die niet in de printer passen. Alle andere A4, A5, A6 en bankenveloppen (=A4/3) print ik rechtstreeks met de printer. Het voordeel daarvan is dat ik ook de TPG-KIX-code mee kan printen, en het gewicht daalt, wanneer je rechtstreeks print en geen etiketten meer gebruikt. Dat lagere gewicht kan net voldoende zijn om een extra vel papier met dubbelzijdige informatie mee te sturen voor hetzelfde porto-tarief. De grenzen liggen zoals je weet op 20, 50, 100, 250 en 500 gram. Een extra (in mijn ogen onnodig) etiket verhoogt het gewicht, en vermindert dus de capaciteit van de nuttige inhoud, d.w.z. hetgeen je eigenlijk wilt verzenden. Heb jij wel eens een vastgelopen etiket uit een printer moeten prutsen? Nu ik wel, zowel zakelijk (systeembeheerder), als privé. M.a.w. zo min mogelijk etiketten gebruiken.

Hoe het dan wel kan met CSV?
Gewoon je relatiebestand importeren in een database zoals !Squirrel, en/of spreadsheet programma zoals !Eureka. Die programma's zijn prima om je CSV bestand te editeren, al kan het ook met !Edit, !Zap of !StrongEd. Puur ASCII dus ;-). Uiteraard is mail-merging nog mooier. Ik heb diverse !Impression, bestanden gemaakt om elk model enveloppe met elk voorkomende afzender en bestemmingsadres te printen. De vaste gegevens in het document, en de variabele bestemmingsgevens (naam, adres, postcode, wpl, kix (inclusief het juiste font en font-grootte)) laten inlezen uit het CSV bestand.

Maak maar eens een proefje.
Bovenin het bestand staan de veldnamen, b.v.

Van deze bekende personen is het privacy-gevoelige deel onherkenbaar gemaakt. Ook kan een van de veldnamen het lidnummer bevatten. Je kunt een flink aantal veldnamen toepassen. Lege velden moeten wel aanwezig zijn, zo dus: ,"", Dubbele quotes en gescheiden door komma's, vandaar CSV (=Comma Separated Value). Noot: KIX = postcode plus huisnummer.

Maak in je enveloppe document een apart frame voor de bestemming. Klik nu op de middelste-muis-menu-toets en slecteer: Publisher+ => Utilities => Start mail merge... Sleep je CSV-bestand naar het nu ontstane invul-windowtje. Klik op Headings, en kies een veldnaam, eerst de functie dus, dan voorletters, dan een spatie, en dan het veld tussen, weer een spatie en dan het veld achternaam enzovoorts. Je hoeft niet alle velden op te nemen ;-). Het telefoonnummer b.v. zet ik niet op de enveloppe, maar wil die wel in m'n CSV-bestand aanwezig hebben ter informatie. Als je alle velden gehad hebt, doe dan een select all (CTRL A) en selecteer het juiste font, fontgrootte en b.v. bold voor vet (kan de postbode het makkelijk lezen). Let op bij KIX, kies daar voor het KIX-font en vooral ook de juiste fontgrootte van 14 punten. Heel belangrijk, anders voldoet hij niet aan de digitale inlees-(scan)-eisen. Zet tussen de plaatsnaam en de KIX een blanke regel (return).

Zo dus:

  ____________________________
 | <functie>                  |
 | <vrl> <tussen> <naam>      |
 | <adres>                    |
 | <postcode>  <plaats>       |
 |                            |
 | <kix>                      |
 |____________________________|

Nu is je enveloppen document klaar, dus save die nu maar gelijk voor een volgende mailing. Dan hoef je de volgende keer die velden-selectie niet meer uit te voeren, en heb je gelijk een voorbeeld. Als alles goed staat, klik dan op Start Merge. Dan zie je dat Impression netjes de gegevens uit je CSV-bestand ophaalt. Nu kun je een enveloppe in je printer doen en op Print in het MailMerger window klikken. Als de enveloppe naar je zin is (gaat soms scheef), dan kun je op Next klikken voor de volgende. Werkt prima zo. Ovation Pro zal ook wel een mail merge functie hebben. Met Word Perfect 4.2 of 5.1 onder Dos kan het ook, als je zou willen. Werkt prima die CSV met Kix methode ;-). Zo heb ik jarenlang de mail verzorgd voor de raad van afgevaardigden en mailings naar de leden van Big Ben Club regio Oost. En zelfs een mailing naar diverse instanties en kranten voor mijn protestactie burgerluchtalarm voor doven. Niks geen gehannes met etiketten, of die bestellen bij de ledenadministratie c.q. hoofdbestuur. En een fout adres herstel je zo zelf even in je CSV bestand. Iemand vergeten of een foutje gemaakt? Herstel je CSV bestand, start Mail Merge en ga met Next zover door tot je degeen hebt die je alsnog of nogmaals wilt printen. Je hoeft ze dus niet allemaal nog eens te printen voor als je er slechts een uit die lijst wilt hebben. Gaaf he ?

M.b.t. de CSV-bestanden voor mail merging in Publisher(+) is het wel van groot belang om de eerste regel te bestemmen voor de veldnamen, omdat je anders het eerste adres mist. Maar er zit nog een ander addertje onder het etiket ;-) Als je een CSV bestand in !Eureka edit en je wilt er weer een CSV, c.q. ascii- tekstbestand van maken, dan worden de lege velden met ,, aangeduid, i.p.v. met ,"",. En die mail-merger wil perse ,"", voor lege velden. Hoe op te lossen? gewoon zoek en vervang F4 in !Edit en dan ,, laten vervangen door ,"", gaat gaaf.

Gemaakt m.b.v.:
Acorn RiscPC600, 233 MHz Kinetic StrongARM, RISC OS 4.03, Computer Concepts Impression !Publisher+, HP Deskjet500, en verzonden met !ArcFax voor RISC OS en/of met !ANT !Marcel email cliënt voor RISC OS, en verzonden met !ANT Internet Suite2 voor RISC OS en/of met !WimpLink fidonet technology point pakket samen met een extern serieel analoog Bullet E-Tech E56RVP+ V90/V17/V29 data/fax/voice modem. en/of met FrontDoor 2.02 NC fidonet technology mailer pakket. samen met een extern serieel analoog ZyXEL Elite 2864L V34/V17/V29 data/fax/voice modem.

Maar soms laat ik hier wel wat regels uit weg hoor. Vaak wordt maar een van de 3 verzendmethodes gebruikt. Het moet geen overkill worden. Tja, je mag toch wel wat reclame maken voor je systeem ?

Met een vriendelijke groet van Henri Derksen