U vraagt en wij antwoorden:
KIX op enveloppen printen

een antwoord van Henry Derksen

Een vragensteller vroeg:

> kun je mij het een en ander uitlegen hoe ik de streepjes code kan
> gebruiken voor enveloppen via Ovation pro

Ik weet wel hoe het in !Impression Publisher Plus moet, maar voor Ovation zal dat weinig anders zijn. Ook heb ik even gekeken in de demo versie van !Ovation Pro.

> waar ik moet beginnen bijvoorbeeld op een envelop?

Neem er een stel ontvangen poststukken bij en kijk eens goed naar de indeling daarop. In feite zijn er verschillende formaten, waarvan 4 stuks veel voorkomen.

  1. De ouderwetse A6 prive-enveloppe, hierin zit een A4 vel altijd in vieren in opgevouwen. Deze is dus smaller dan een vel A4.
  2. De tegenwoordig steeds vaker gebruikte A5 envelop. Deze is iets groter dan een dubbel gevouwen vel A4.
  3. De bankenveloppe, die is iets breder dan een A4 vel, en hij heeft de hoogte van 1/3 van een A4 vel. De A4 vellen zitten daarin bijna altijd in drie-en gevouwen in. Ik noem die A4/3 (A4 gedeeld door 3 ;-).
  4. De grote A4 enveloppe, waarin A4 vellen zonder opvouwen in passen.

Wat is nu de handigste oplossing? Maak voor elk model enveloppe een nieuw document. Zet daarin 2 kleine lege frames;

* een linksboven ten behoeve van de afzender-gegevens,
* en een ongeveer rechts in het midden.

En om dat rechts/midden frame gaat het nu. Ik ga nu even uit van enveloppe 3, die Bank A4/3 dus. Maak dat 2e frame zo groot dat er een adres van 7 regels goed in past als je het lettertype Trinity Bold gebruikt in 14 punts grootte. Je kan er dan een adres in typen met steeds een lege regel er tussen. De lege regels hoeven niet, maar staan wel mooi als er de ruimte voor is. Tussen de regel met postcode/plaatsnaam en de PTT-KIX _MOET_ altijd een lege regel.

Zorg ervoor dat je het PTT-KIX font geladen hebt. Zet het dus in je Fonts directory.

Click op !Boot, kies Fonts en daarin voor Install Font. Het PTT-KIX font zelf is meegeleverd in de *Asterisk 20.1 (onderaan in het artikel over de KIX van Paul Porcelijn heeft de redacteur een link geplaatst naar het font. Die kun je dus van daaruit kopiëren ;-).

De inhoud van de KIX-code bestaat uit de postcode en het huisnummer zonder spaties. Als je die dus onder je adres (na een lege regel ;-) getypt hebt, dan selecteer je die hele regel, en verandert alleen daarvan het font in PTT-KIX en de grootte in 14 punten. Vooral dat laatste is zeer belangrijkrijk, want anders kan de scanner bij TPG-Post die nog niet lezen, daar gaat het nu juist om hè.

Als het goed gegaan is, zie je nu de postcode met huisnummer onderaan veranderen in de balkjes van de KIX code. Wil je de inhoud daarvan nogmaals controleren, selecteer dan dat blokje met KIX balkjes en verander tijdelijk even het font daarvan in b.v. Trinity, zodat het weer leesbaar wordt. Als hij goed is verander hem dan weer terug in het KIX font.

Maak altijd een proefprint op een gewoon vel A4 en kijk of hij op de enveloppe zou passen door de enveloppe boven of onder het zojuist bedrukte A4 vel tegen het licht te houden. Je ziet dan vrij snel of je op de goede positie zit. Zo nee dan moet je het ene en/of beide frames even verschuiven/verplaatsen. En uiteraard even saven (opslaan) als hij definitief op de goede plaats staat. Dat scheelt je een volgende keer een hoop uitzoek en puzzelwerk en hoef je alleen nog maar elke keer de inhoud van het bestemmings adres frame te wijzigen. Bij mij staat het eerste afzender-frame helemaal linksboven.

Het 2e bestemmingsadres-frame is iets moeilijker te positioneren.
Voor de A4/3 bank-enveloppe staat ie als volgt:

Linkerbovenboek rechterbovenhoek
12,5 cm van links 20,5 cm van links = 0,5 cm van rechts
5 cm van boven 5 cm van boven
Linkeronderhoek rechteronderhoek
12,5 cm van links 20,5 cm van links = 0,5 cm van rechts
9 cm van boven 9 cm van boven

In Ovation geeft ie dan als waarden onderaan:
X = 124.57 mm W = 80.43 mm
Y = 45.58 mm H = 45.47 mm

Voor de A6 (kleinste) enveloppe staat dat bestemmingsadres-frame op:

Linkerbovenboek rechterbovenhoek
7,5 cm van links 15,5 cm van links = 5,5 cm van rechts
6 cm van boven 6 cm van boven
Linkeronderhoek rechteronderhoek
7,5 cm van links 15,5 cm van links = 5,5 cm van rechts
0 cm van boven 10 cm van boven

In Ovation geeft ie dan als waarden onderaan:
X = 76.62 mm W = 80.43 mm
Y = 59.41 mm H = 45.49 mm

Voor de A5 (=A4/2) enveloppe staat dat bestemmingsadres-frame op:

Linkerbovenboek rechterbovenhoek
12,5 cm van links 20,5 cm van links = 0,5 cm van rechts
8,5 cm van boven 8,5 cm van boven
Linkeronderhoek rechteronderhoek
12,5 cm van links 20,5 cm van links = 0,5 cm van rechts
12,5 cm van boven 12,5 cm van boven

In Ovation geeft ie dan als waarden onderaan:
X = 124.57 mm W = 80.43 mm
Y = 85.09 mm H = 45.49 mm

Je ziet dus meteen dat we bij A5 meer ruimte hebben dan bij A6 en A4/3.

Noot: niet alle A4 printers kunnen enveloppen in de normale richting aan. Je bent dan aangewezen op de overdwars (=sideways=landscape) methode. Let er ook op dat je vaak de enveloppe er ondersteboven en/of achterstevoren, links dan wel rechts in de printer moet leggen om op de goede plaats je adresblokken te krijgen. In de HP DeskJet b.v. ondersteboven tegen de rechterzijkant. Bij sommige printers moet je bovendien de papierdikte tijdelijk anders instellen, anders krijg je vast- en/of scheef-lopers. Het is even gepruts, maar als je het eenmaal door hebt, werkt het prima. En als je regelmatig enveloppen print (b.v. 2 x per maand), dan verleer je het ook niet meer zo snel.

A5 landscape (=sideways)

A5L afzender-adres-frame:

Linkerbovenboek rechterbovenhoek
9 cm van links 15 cm van links = 14,7 cm van rechts
1,5 cm van boven 1,5 cm van boven
Linkeronderhoek rechteronderhoek
9 cm van links 15 cm van links = 14,7 cm van rechts
3 cm van boven 3 cm van boven

In Ovation geeft ie dan als waarden onderaan:

X = 87.77 mm W = 62.93 mm

Y = 12.7 mm H = 62.89 mm

A5L Bestemmings-adres-frame:

Linkerbovenboek rechterbovenhoek
16,5 cm van links 27 cm van links = 2,7 cm van rechts
8 cm van boven 8 cm van boven
Linkeronderhoek rechteronderhoek
16,5 cm van links 27 cm van links = 2,7 cm van rechts
13 cm van boven 13 cm van boven

In Ovation geeft ie dan als waarden onderaan:

X = 167.18 mm W = 105.26 mm

Y = 79.73 mm H = 55.06 mm

A4 Landscape (=sideways)

A4L Afzender-adres-frame:

Linkerbovenboek rechterbovenhoek
1,5 cm van links 8 cm van links = 21,7 cm van rechts
1,5 cm van boven 1,5 cm van boven
Linkeronderhoek rechteronderhoek
1,5 cm van links 8 cm van links = 21,7 cm van rechts
5,5 cm van boven 5,5 cm van boven

In Ovation geeft ie dan als waarden onderaan:

X = 12.7 mm W = 69.71 mm

Y = 12.7 mm H = 42.89 mm

A4L Bestemmings-adres-frame:

Linkerbovenboek rechterbovenhoek
19 cm van links 28,5 cm van links = 1,2 cm van rechts
9 cm van boven 9 cm van boven
Linkeronderhoek rechteronderhoek
19 cm van links 28,5 cm van links = 1,2 cm van rechts
15 cm van boven 15 cm van boven

In Ovation geeft ie dan als waarden onderaan:

X = 190.32 mm W = 93.98 mm

Y = 89.32 mm H = 60.28 mm

De grote A4 enveloppe is een ander verhaal. Die moet namelijk op landscape als je geen A3 printer hebt. Voor sommige A5 enveloppen is ook landscape (overdwars) i.p.v. portret noodzakelijk. Je moet dat dus voor sideways (=landscape) i.p.v. upright (=portret) kiezen bij het printen. Het kost je wel enkele velletje A4 voor je in alle enveloppe-formaten hun frames op de goede plaats hebt staan. Daarna saven, en steeds alleen even het bestemmingsadres aanpassen. Dat bestemmingsadres kun je via het clipboard uit je brief waarin die meestal ook voorkomt halen (=copieren). Maar dan staan de gekozen fonts en font-grootte nog niet goed.

Om die reden heb ik 2 Styles aangemaakt. De ene heet heel toepasselijk Adres, en is gewoon Trinity Bold op 14 punten. De andere heet uiteraard PTT-KIX en bevat het PTT-KIX font op ook 14 punts grootte. Hoe maak je nu zo'n Style (in Impression)? Click op het icon Style linksboven en kies voor een Nieuw Style. Geef dan gelijk een logische naam. Click op Font en zet een vink aan bij Font en kies daar voor het al eerde geïnstalleerde font PTT-KIX. Zet nu de vink bij Font size aan en kies daar voor 14 punten. Als je deze style nu in alle nieuwe documenten wil kunnen gebruiken, dan heb je 2 mogelijkheden. Bewaar het document door bij de menu-optie: Utilities save as default te kiezen.

Of bewaar het enveloppe document en gebruik dit als basis voor een volgende andere versie. Deze laatste methode is zo wie zo wel handig. Je kan overigens altijd Styles uit andere documenten ophalen als je die nieuw aangemaakte style niet als default gesaved zou hebben. In Ovation Pro zit het aanmaken van een Style in het menu en is met Ctrl Shift E direct aan te roepen. De rest wijst zich daarna redelijk vanzelf.

Bij antwoordnummers e.d. kun je rechtsboven nog een frame maken met daarin die beroemde streepjescode daarvoor.

Zie ook de artikelen over KIX en MailMerge versus etiketten in de *Asterisk, die ik nog niet zo heel lang geleden heb geschreven. *Asterisk nummers: 17.6, 20.1 en 20.10.

> heb je misschien een voorbeeld voor me

Wel voor Publischer, niet voor Ov.Pro. Maar met bovengenoemde informatie moet je er toch uit kunnen komen? Bovendien kan Ov.Pro tegenwoordig ook Impression documenten inlezen. Ik heb zelfs zo veel enveloppen documenten dat ik er een aparte directory voor gemaakt heb ;-).

Veel succes ermee.

Met een vriendelijke groet van Henri Derksen.