Overleg van de Raad van Afgevaardigden (RvA)
zaterdag 25 oktober 2003

De vertegenwoordigers van de regio's van onze vereniging treffen elkaar in Amersfoort, in het onderkomen van de regio Gooi en Eemland. Bijna volgens traditie inmiddels, en ook deze keer voorzien van koffie en heerlijke "home made" broodjes voor tussen de middag.

Van noord naar zuid bezien, treffen elkaar:

Van Matt Hendriks, web heer en meester van de Big Ben Club, en Charles Deckers, lid landelijk bestuur, was bericht van verhindering ontvangen.

Nog steeds moeten we het zonder secretaris stellen - Paul en Jos nemen maar weer voor hun rekening, van de bijeenkomst een besluitenlijst te maken [wat heet: besluitenlijst...].
De agenda wordt doorgenomen, waar nodig aangepast, en uitgebreid met de onderwerpen "nieuwe hardware" en "demo-team".
Henri vraagt er terecht aandacht voor, de uitnodiging en agenda in de *Asterisk op te nemen zodat leden er voor kunnen kiezen, bij het overleg aanwezig te zijn.
Actie: Jos richting Peter v.d. Berg

Van MIC van Loon werd een reactie ontvangen op de concept-begroting 2004; beantwoording onder die noemer. Verder zijn twee verzoeken om informatie ontvangen die hier geen aandacht behoeven. Het verslag van het voorgaande overleg RvA (zie *Asterisk 21-03, april 2003) wordt vastgesteld, na een correctie op de juiste datum: zaterdag 22 maart 2003, en, onder punt 7: "samenstelling feestcommissie" : de naam van Henry Kroon in plaats van Henri Derksen.

Financiën, toegelicht door Paul Porcelijn.

Financiën volgen - logisch - de activiteiten van de vereniging. Dus kijken we terug op wat we hebben gedaan en wat we hebben uitgegeven, kijken we vooruit naar 2004 en brengen we voornemens en verwachtingen tot uiting in een begroting.

Het tekort op de begroting 2003 is kleiner gebleven dan was begroot. Eerder heeft de RvA er als beleidslijn voor gekozen om activiteiten van de vereniging beperkt te financieren uit reserves i.p.v. een verhoging van de contributie of ingrijpen op bestedingen.
Voor het demo-team en de lustrum-commissie zijn niet de uitgaven gedaan die werden begroot; beiden komen later terug.
In dit lustrumjaar werden de oudste leden van onze vereniging voorzien van een prachtig boeket, een gebaar dat alom is gewaardeerd.
De RISC OS Expo 2003 is volgens afspraak een budgettair zelfstandige activiteit en is qua overschrijding binnen de gestelde limiet gebleven. Prima.
In een terugblik wordt in deze bijeenkomst uiting gegeven aan ergernis dat de bemensing van stands van de vereniging, in tegenstelling tot stands met een commercieel belang, niet werden voorzien van koffie en lunchpakketten. De Expo is van oorsprong "de landelijke dag"; in vergelijking met de RUM, jaarlijkse activiteit van de regio Eindhoven i.c. Cor van der Heijden, lijkt de Expo inmiddels tezeer voor de handel bedoeld en te weinig voor de geledingen van de vereniging. Een regio meldde dat ze slechts bericht kregen dat voor hen ruimte was gereserveerd - en niet nadat hen was gevraagd of ze aanwezig zouden zijn, met hoeveel mensen en met welke presentatie. Prijzen van consumpties zijn erg hoog, een bij-effect van de keuze voor een eerste klas locatie tegen een toch matige prijs. De vergadering wil toch niet afdoen aan de kwaliteit van deze ambiance.

Uit de uitwisseling van ervaringen en visies blijkt duidelijk dat presentatie van het RISC OS platform en een landelijke ledenbijeenkomst twee zeer verschillende doelen zijn, dan toch wel verenigbaar. Vraag is wel of het commercieel belang inderdaad zo groot gegroeid is, en of dat door leden niet op prijs wordt gesteld. Enige zelfkritiek lijkt wel op zijn plaats: hoe actief zijn we zelf?, laten we het niet ook zelf gebeuren door ons niet actief als vereniging te presenteren?

Het landelijk bestuur zal een en ander wel met de organisatoren opnemen en er specifiek aandacht voor vragen dat de vertegenwoordigers van regio's en werkgroepen, die zich op zo'n dag voor de vereniging inzetten, voldoende consumpties worden aangeboden (bv. vast aantal consumpties per stand - verenigings- en zakelijke!). De RvA stemt ermee in dat deze zorg voor actieve leden tot gevolg mag hebben dat de limiet van het tekort op de eigen Expo begroting wordt verhoogd. Ook zal worden gevraagd, nadrukkelijker vooraf te inventariseren wie zich willen presenteren, met wat voor presentatie en wat daarvoor dan aan voorzieningen gewenst is. De suggestie zal worden doorgegeven om, in de geest van de RUM, nadrukkelijk ook gelegenheid in te ruimen voor leden die met de eigen RISC OS computer van de partij willen zijn.
Actie: L.B. richting organisatoren RISC OS Expo.

Kijkend naar het nieuwe jaar, komt in de begroting tot uiting dat activiteiten binnen de regio's onverkort belangrijk worden gevonden.

Even belangrijk is het demo-team - dit jaar een lege club gebleven maar van vitaal belang voor bekendheid van onze vereniging en van het besturingssysteem dat ons als gebruikers ervan bindt. Het bedrag in de begroting was voor kosten van vervoer van teamleden en apparatuur; uitgaven zijn nu alleen gedaan voor aanschaf van software die voor presentatie doeleinden nodig zijn. Terecht merkt Henri Derksen op dat aanschaf en afschrijving hardware (ook) in demo- en promotie-activiteiten tot uiting moeten komen. Paul zegt toe de begroting hier op te corrigeren.
Actie: Paul P

Of het zakelijk belang niet nadrukkelijker moet bijdragen in hard-en software, door deze gratis of met korting ter beschikking te stellen? Contacten daarover zijn allang geleden gelegd. Volume en marges laten weinig ruimte; naar het oordeel van het landelijk bestuur draagt het commercieel belang al genoeg bij, door sponsorschap van en beschikbaarheid, in expertise en voorzieningen, voor evenementen.

De beschikbaarheid van de club-Iyonix, in dit verband aan de orde gekomen, is op zijn zachtst gezegd niet prima te noemen. Met nadruk wordt gevraagd om Paul Porcelijn altijd te informeren over feitelijke dan wel gewenste verblijfplaats en gebruik van de club-machine(s). Met de uitlevering van de Omega is, zo wordt gemeld, dezer dagen een aanvang gemaakt (een afgevaardigde heeft 'm thuis staan!); Paul zal informeren naar de uitlevering van de bestelde club-Omega.

De RvA toont zich er geen voorstander van, te besluiten tot aanschaf van hardware, die het mogelijk maakt door gebruik van een emulator op zo'n computer onder RISC OS te werken.

Ten aanzien van de begrote kosten voor de *Asterisk wordt in herinnering gebracht dat er voor 2003 werd gereserveerd voor twee papieren versies; het is er één geworden. Op geen manier wordt beoogd, op de *Asterisk te bezuinigen - zuiniger kan toch al niet! Er komt volgend jaar weer een club-CD die met de papieren *Asterisk (voor de RISC OS Expo 2004) zal worden meegestuurd. De begroting wordt hier nog op aangepast,
Actie: Kees Grinwis
Actie: Paul P

Ter afronding van de bespreking van de begroting wordt geconstateerd dat de contributie ongewijzigd blijft; er is geen reden voor verhoging noch voor verlaging. De RvA stemt in met de voorgelegde begroting, uiteraard inbegrepen de aanpassingen waar dit overleg aanleiding toe gaf.

Vacatures landelijk bestuur.

Al heel lang is in het landelijk bestuur het gemis van een secretaris voelbaar. Alle berichtgevingen en acties ten spijt is in deze vacature nog steeds niet voorzien. Jos heeft te kennen gegeven te willen terugtreden als voorzitter, ultimo per de eerstvolgende RvA. Inmiddels heeft ook Charles Deckers besloten uit het landelijk bestuur te treden.

De animo voor een functie in dit landelijk bestuur is kennelijk zeer gering - terwijl het een klusje is dat uitdaging, genoeglijke contacten en plezierige ervaringen kan bieden zonder dat het erg veel tijd of aandacht van je vergt! Maar afijn: de niet langer te negeren vraag komt ter tafel: moeten de onvervulbare vacatures op landelijk niveau niet reden geven, de vereniging op te heffen. Deze vereniging heeft goede tijden gekend en is wellicht aan het eind van haar levenscyclus: accepteer dan haar einde!

Er is bijval voor die stelling: de RvA hier aanwezig - wij zijn het die iemand achter de bestuurstafel zetten. Als ons dat niet lukt dan moeten we stoppen. En realistisch gesteld: de animo op regio-niveau is ook niet om over naar huis te schrijven. Regio's worden geregeld en trouw bezocht, men vindt het best gezellig om te kletsen en samen achter een computer te kruipen - maar animo om er ook iets te doen is minimaal; schrijf een bijeenkomst uit en niemand komt opdagen.

Jos memoreert dat hij, toen hij als voorzitter begon, heeft gepleit voor autonome(r) regio's en een slechts coördinerend en ondersteunend landelijk bestuur. Uitwisseling van reacties en argumenten maakt het hartstikke duidelijk: de overlevingskansen voor de vereniging zijn beter in de bestaande vorm dan dit eerder gegeven (en verworpen) alternatief.

Verwezen is naar het initiatief, binnen de HCC een RISC OS Gebruikers Groep op te richten. De indruk wordt ingebracht dat men hier gelijksoortige problemen ondervindt maar er onverschrokken de vaart in houdt, koppig vasthoudt aan gestelde doelen. In de gelederen van onze vereniging - en zeker hier aan tafel - is veel weerstand tegen een verband met de HCC. Ingestemd wordt wel met de wens van Jos om als voorzitter overleg en afstemming te zoeken met de initiatiefnemers van de RISC OS GG i.o. (in oprichting), om tenminste van elkaar te leren in ondervonden problemen.

We hebben geen keuze:

Het woord is aan de leden. Paul en Jos stellen een begeleidende brief op die de acceptgiro voor de contributie 2004 zal vergezellen - een even efficiënte als confronterende manier om leden in de te nemen beslissing te betrekken: twee nieuwe bestuursleden or else...

Als tijdens de volgende RvA blijkt dat we er niet in slagen, te voorzien in continuiteit van landelijk bestuur dan zal de vergadering besluiten de procedure te starten die leidt tot het opheffing van de vereniging; daartoe zal een dan buitengewone vergadering worden utgeschreven, conform de Statuten art. 23.

Activiteiten-commissie lustrumjaar

Er is een club geweest die het lustrumjaar 2003 zou voorbereiden c.q. suggesties zou doen over activiteiten. In de voorlaatste RvA is besloten tot een gewijzigde samenstelling. Er zijn geen nieuwe initiatieven te melden. Daar zullen we het mee moeten doen - het jaar is immers goeddeels verstreken. De RvA besluit de commissie op te heffen.

Demo-team

Bij de begroting werd het al aangehaald: om in contact te komen met nieuwe leden en om het RISC OS besturingssysteem bij het grote publiek onder de aandacht te brengen is een demo-team heel hard nodig - eigenlijk een kern-activiteit voor onze vereniging.

Het is nu een leeg team. Het is verstandig om landelijk de coördinatie bij een persoon te leggen en te willen putten uit leden die regionaal beschikbaar zijn voor demo-/ promo activiteiten. De testers van de club-Iyonix zouden dat kunnen zijn. Anderzijds: een goeie tester is niet tevens een goede presentator: die moet vooral moeilijke dingen makkelijk kunnen zeggen. En een presentator moet vooral niet doen waar we toch mee zijn behept: afgeven op "dat andere besturingssysteem" - het is dan veel wijzer om onszelf te afficheren met "dat andere besturingssysteem"! - copyright Ab Steeman :-)

Ook is het van belang inhoudelijk de kracht van ons besturingssysteem vaardig aan de man te brengen. Jos zal daarover contact opnemen met Paul Reuvers, XAT.
Actie: Jos

Waar de HCC RISC OS GG i.o.zich eveneens op promotie concentreert ligt het voor de hand de activiteiten af te stemmen en naar het mogelijke beiderzijds te bevorderen. De RvA stemt ermee in dat de eigen machine(s: de Iyonix en mogelijk ook de Omega) aan de RISC OS GG i.o. beschikbaar te stellen voor hun demo- en promotie-activiteiten - zij het onder de restrictie dat het feitelijk beheer blijft bij personen die lid zijn van de Big Ben Club. Jos zal hierover - met het oog ook op de komende HCC-dagen eind november - contact leggen met de GG initiatiefnemers.
Actie: Jos, contact Ger van Vugt

Rondvraag

Een RvA lid meldt dat intypen van zijn naam in Google er toe leidt dat ook zijn telefoonnummer als zoekresultaat wordt vermeld. Jos zal bij Matt, onze web-master, aankaarten het telefoonnummer af te schermen - volgens Kees Grinwis kan dat.
Actie: Jos, contact Matt Hendriks

Volgende bijeenkomst RvA

Zet 'm in je agenda: ook als gewoon lid kun je er bij aanwezig zijn:
zaterdag 20 maart 2004, 09:30 uur, locatie regio Amersfoort.

Met dank aan Nico Blom die opnieuw ervoor heeft gezorgd dat de RvA in Amersfoort bijeen kon komen en uitstekend werd voorzien van koffie en broodjes.

Paul Porcelijn, penningmeester
Jos Ulijn, voorzitter