ZWALKENDE VOORLETTERS

Paul Porcelijn

Baal baal baal, hadden we vóór het printen een proefdraai gemaakt en alles dubbel gecontroleerd, bleek er toen we de mailing in enveloppen zaten te steken toch nog iets zonderlings te gebeuren: op de groene machtigingskaarten hadden sommige mensen heel andere voorletters gekregen dan op hun acceptgiro. Het was te laat om dat nog te corrigeren, hooguit konden we de foute letters doorstrepen.

Bij ver uit de meeste kaarten was gelukkig niets aan de hand, maar hoort u bij de "slachtoffers" dan kunnen wij u verzekeren dat de gegevens in onze database perfect in orde bleken. Daar kwam de fout niet vandaan.

Hoe kwam het dan dat een aantal voorletters aan het zwalken was geslagen? Om dat duidelijk te krijgen is wat uitleg nodig over de wijze waarop die groene kaarten gemaakt zijn. Namelijk: als voorbedrukte A4-tjes. Zo kwamen ze van de kopieerwinkel, met drie machtigingskaarten per vel:


figuur 1

Toen moesten ze nog een keer door de printer om de naw-gegevens in te vullen. Pas daarna konden de afzonderlijke kaarten worden losgesneden.

Het invullen van de naw-gegevens is een klus die elke fatsoenlijke tekstverwerker aan kan. Zo ook Impression Publisher: de "mail merge" utility zorgde er voor dat de gekleurde vakken keurig gevuld werden met informatie uit ons ledenbestand. Maar om de gegevens van 3 leden op 1 vel A4 te krijgen moet de info wel op een bijzondere wijze worden aangeleverd. Normaal print zo'n mail-merger slechts 1 persoon per velletje. In dit geval zou je dan 3 identiek ingevulde kaarten krijgen (1 persoon 3x ingevuld). Om dat te verhelpen moet je zorgen dat de mailmerger 3 personen tegelijk inleest. Daartoe werden in een Eureka-spreadsheet de naw-gegevens gekopieerd van 1 naar 3 kolommen, schematisch aangegeven in figuur 2.


figuur 2

De velden in de 3 nieuwe kolommen kregen als onderscheid achter hun oorspronkelijke naam een cijfer. Dus adres werd adres1, adres2, adres3. Bij een volgende bewerking werden de linkerkolom en de blanko tussenregels verwijderd. Zo kregen we een bestand met per record 3 clubleden naast elkaar. Bij het mail-mergen werden die 3 dan weer netjes onder elkaar op 1 vel geprint:


figuur 3

Pas toen alles gesneden, gevouwen en verpakt was ontdekten we waar het fout is gegaan, zie figuur4: één verkeerd cijfertje.. Excuus, beste mensen!


figuur 4