Vereniging van gebruikers van Acorn / RISC OS computers "Big Ben Club"

Verslag van het voorjaarsoverleg van
de Raad van Afgevaardigden
op zaterdag 19 april 2008.

Aanwezig :
Ben van den Aardweg, Gerard Battes, Arjan Bokx, Wim Hendriks, Johan Kruize, Charles Deckers,
(en het landelijk bestuur : ) Paul Porcelijn, Leo Smiers, Jos Ulijn

Afwezig met bericht van verhindering:
Nico Blom, Henri Derksen, Frank de Bruijn, Kees Grinwis, Roel Boesenkool

  1. Opening van de vergadering, bespreken en vaststellen van de agenda.
    Het wordt inmiddels een knus gebeuren - de catering zal zwaar overbemeten blijken.

    Leo heet het gezelschap welkom. Hij staat stil bij het overlijden van Aart Veenbos, afgevaardigde van de regio Utrecht (ook toen deze niet meer bestond), een markant man binnen de vereniging, gekend door zijn fascinatie voor techniek en altijd bereid te helpen - vooral als daar de soldeerbout bij nodig was.

    Hij verwelkomt Arjan Bokx, afgevaardigde van de regio Rijswijk en opvolger van Ben van den Aardweg. Ben meldt dat hij vandaag 22 jaar afgevaardigde is: sinds 1986, toen een overleg van afgevaardigden het overnam van de landelijke ledenvergadering (die voordien altijd plaatsvond tijdens de landelijke dag). Leo onderstreept zijn dankzegging aan Ben, die zich in het RvA overleg altijd een kundig, vaardig en snedig bestuurder toonde, met een fraai boeket.

    Men stemt in met de agenda, na wijziging van "voorjaars" in "najaarsoverleg" bij punt 9.

  2. Notulen van het RvA overleg van 20 oktober 2007.
    Een tekstuele aanpassing: "unaniem wordt besloten de regio-giro rekeningen op te heffen en betalingen door de landelijke penningmeester te laten uitvoeren." T.a.v. bankkosten: deze bedragen EUR 5 per kwartaal - dat sparen we nu dus uit. Met deze aanpassingen wordt het verslag van het najaarsoverleg 2007 goedgekeurd.

    N.a.v. dit punt brengt afgevaardigde regio Rijswijk een vraag in of nu de regio Kascommissie wel moet blijven; er is immers geen zicht op betalingen door de landelijke penningmeester. Overwogen wordt dat de Kascommissie een controle uitvoert op het financieel beheer van de penningmeester. Paul zegt toe, voortaan naar de regio-penningmeester terug te koppelen dat zijn betalingsopdracht is uitgevoerd. Zo houdt de regio Kascommissie volledige controle op het financieel beheer. Controle op het uitgevoerde beleid (met als referentie de vastgestelde begroting) blijft een tweede verantwoordelijkheid van de Kascommissie. Op hun advies kan de vergadering de penningmeester decharge verlenen op het financieel beheer en het bestuur op het [financieel] beleid van het bestuur.

    De actielijst. Gememoreerd wordt dat in ons vorig overleg een alternatief voor de huidige internet service provider (isp) is gevraagd omdat we aan XS4All EUR 100 meer zijn gaan betalen dan Demon ons kostte, met de verwachting dat XS4All nog duurder zou worden. En dat in een turbulente, doorgaans minder prijzige markt die zich echter slecht laat vergelijken door verschillen in faciliteiten en berekening van kosten.
    Er blijkt in dit overleg nog geen resultaat van actie te kunnen worden gemeld. Wim Hendriks wijst er op, van het landelijk bestuur vergeefs informatie te hebben verwacht als context voor een (redactioneel bericht over de) oriëntatie op alternatieven.

    Jos meldt als beheerder van de website dat een clublid heeft aangeboden, zijn kunde en tijd in te brengen voor de broodnodige vernieuwing van de website (met invoering van "content management"); want hoewel de site qua informatie met kunst- en vliegwerk in de lucht wordt gehouden, is en blijft hij technisch en inhoudelijk hopeloos verouderd. Jos zal dat contact aangaan zodra dat hem mogelijk is.

  3. Mededelingen, jaarverslag 2007, ingekomen stukken.
    Jos meldt als secretaris, opnieuw van de regio Rijswijk een jaarverslag, financieel overzicht en regio-programma te hebben ontvangen - steeds weer prima werk. Verder werd [alleen] ook van de regio Oost een verslag van de ledenvergadering incl. het jaarprogramma ontvangen (beide zijn via de website terug te vinden).

    Bij de stukken zit het jaarverslag van de vereniging, incl. de stemverhouding binnen de RvA. Er zijn geen vragen of opmerkingen over. Men is akkoord met opnemen van het verslag in de Asterisk.

    Verdere ingekomen stukken.
    Johan Kruize zond op 2 februari 2008 een e-mail waarin geklaagd wordt dat ALLE digitale Asterisken op de website beschikbaar zijn gesteld, incl. de ledenlijst. Gevraagd wordt "met onmiddelijke ingang het aantal *Asterisken voor niet leden te beperken tot uitsluitend slechts EEN nummer ouder dan 12 maanden, en ontdaan van ledenlijst en contact-informatie bij regio's en werkgroepen."

    Vervolgens zendt Charles Deckers een e-mail gedateerd 22 februari 2008 waarin hij klaagt: "Tot mijn verwondering zag ik dat in de voor iedereen toegankelijke jaargangen van de *Ast. de ledenlijsten (NAW-veld ja) compleet aanwezig zijn. Dit laatste is een schrille tegenstelling tot hetgeen op de laatste (of een na laatste) RVA-vergadering was afgesproken. Ik realiseer mij ter dege dat niet iedereen van de aanwezige de afspraak ondersteunde. Doch het neemt niet weg dat hier een grove blunder is gemaakt tegen de hierboven genoemde afspraak in (al dan niet bewust ?)."

    Jos meldt dat hij als beheerder van de website uitvoering heeft gegeven aan het door de RvA genomen besluit m.b.t. de beschikbaarstelling van oude digitale Asterisken. Een voor zijn doen complexe klus waarbij hij heeft voorbijgezien aan het verwijderen van de ledenlijsten in de zo te noemen EXPO-edities. Een lid van de vereniging wees hem daar op via een e-mail; dat heeft Jos reden gegeven om deze fout bij eerste gelegenheid te herstellen.

    Dat herstel was overigens een buitengewoon bewerkelijke operatie: op de beheermachine en op de website (gespiegelde bestanden) moesten ALLE bestanden worden gecontroleerd op de aanwezigheid van een ledenlijst. Vervolgens moest het betr. bestand worden vervangen door een "lege" melding. Maar vervolgens moesten ook alle geZIPte bestanden worden uitgepakt, aangepast en opnieuw geZIPt (met gedoe rond toegangsrechten van bestanden). Deze actie is uitgevoerd op 8 februari 2008 (de datum wordt bevestigd door een bij vergaderstukken gevoegde schermprint), dus kort na de klacht van regio Oost en twee volle weken voor de klacht van Charles Deckers.

    De fout had niet mogen worden gemaakt. Maar Jos verwijt klagers dat de eigenlijke inzet is een poging, de Raad van Afgevaardigden een ander besluit te ontlokken dat hen meer welgevallig is. De uitvoering op de website is strikt conform het genomen besluit van de RvA. De klacht van Charles Deckers heeft voorts bij Jos alle alarmbellen doen afgaan omdat - anders dan getest - de uitgevoerde reparatie niet zou werken?!
    Een dergelijk loos alarm is - meent Jos, waar secretariaat en website van de vereniging waarlijk niet de enige bordjes zijn die in de lucht moeten worden gehouden - misplaatst en verwijtbaar.

  4. financieel verslag, rapportage Kascommissie.
    Paul geeft een uitgebreide toelichting op de door hem opgesteld financieel verslag 2007 en begroting 2008. Bijgevoegd is de op 2 april 2008 getekende verklaring van de Kascommissie, die adviseert de penningmeester te dechargeren over het boekjaar 2007. Hetgeen geschiedt, onder een vriendelijk applausje.

    Inmiddels wijzigt de samenstelling van de Kascommissie die vier [roulerende] leden telt: Max van Loon, Johan Kruize, Charles Deckers en Hans Heerbaart. Paul zal mensen per e-mail aanschrijven over de samenstelling Kascommissie 2008.

  5. samenstelling landelijk bestuur.
    De penningmeester treedt volgens rooster af. Paul heeft zich herkiesbaar gesteld. Er zijn geen andere kandidaten (ingebracht). De conclusie is unaniem: Paul mag blijven - graag zelfs: hij toont zich een bekwaam en actief penningmeester.

    Gememoreerd dat in 2009 de secretaris volgens hetzelfde rooster aftreedt, ontlokt Leo ongewild Jos diens besluit, zich dan uit het bestuur te zullen terugtrekken. Hij stelt, de contacten met veel bestuurderen inmiddels als oude vriendschappen te ervaren; de vitaliteit van platform en vereniging gaven hem al langer kopzorgen; de voortdurende kinnesinne uit een slechts beperkte hoek drukt zo op de balans dat er weinig lol overblijft: je kunt geen goed doen! Daarom stopt hij ermee.

    Gevraagd dus: een nieuwe secretaris incl. website beheer en ledenadministratie. Jos zegt toe, aan zijn opvolger een hernieuwde website een een opgeschoonde ledenadministratie te zullen overdragen.

  6. BBS v. internet – afweging gebruik, nut voor de club, [thema ingegeven door] kosten.
    Als vereniging betalen we telefoonkosten (abonnement en telefoon"tikken"). Paul heeft (bijgevoegd bij vergaderstukken) de beide sysops via e-mail een aantal vragen voorgelegd, met als kern of internet functionaliteit gebruik(-ers) van BBS i.c. Aconet niet links en rechts heeft ingehaald.

    Frank de Bruijn en Henri Derksen zijn beide uitgenodigd, hun visie over dit onderwerp nader toe te lichten. Beide bleken verhinderd, hebben wel via e-mail gereageerd. Frank's reactie is nuchter; het gebruik is sporadisch, de koppeling nieuwsgroepen Aconet en internet kan blijven bestaan ook als hij zijn BBS eindigt - en stoppen subsidie versnelt die beslissing zeker. Frank zal de e-mail functies van Aconet handhaven, echter met de beperking dat hij uitgaand e-mail verkeer (?) blokkeert om spam buiten de deur te kunnen houden. Henri breekt een lans voor zijn [eigen] BBS - zijn betoog mist nadrukkelijk enige kwantitatieve onderbouwing.

    Leo constateert dat de situatie technisch te onduidelijk is om er nu een besluit over te nemen. Vraag is ook of het verder ondersteunen van één BBS een optie is omdat immers de poll functie (het onderling uitwisselen van berichten) tussen beide BBS-en dan wegvalt. Het onderwerp - en hopelijk dan ook de genodigden - komen terug tijdens het najaarsoverleg.

  7. RISC OS eXperience 2008  –  puntjes op de i
    Jos: althans zo staat het geagendeerd. En daar zijn inzet en acties van het organiserend trio ook op gericht geweest. Reacties - als er al reacties zijn ontvangen - waren echter bitter teleurstellend. De mailing, die naar verschillende partijen uitging, is zeer zorgvuldig opgesteld, afgestemd op lezer en doel. Datzelfde geldt voor de reminder die erop volgde.

    Alleen zg. portals als Drobe, arcsite.de en gag.de reageerden met belangstelling. Maar vanuit de commercie, zusterorganisaties - en ook vanuit regio's en werkgroepen is nauwelijks, en als, dan met de strekking: "wij komen niet", gereageerd. In het bijzonder de Britse RISC OS wereld heeft, uitgezonderd Jim Nagel van Archive, laten weten niet te zullen komen. Vanwege andere verplichtingen op die datum, of omdat men het niet verantwoord vond, in de oversteek tijd en geld te investeren.

    Leo: vast staat: we gaan door! We hebben een prima lokatie. We voorzien er als regio in de beschikbaarheid van een internetaansluiting. We hebben 40 lunchpakketten besteld. Want in de kern is er niets veranderd: we willen immers de mogelijkheid, elkaar een keer per jaar te ontmoeten in een gedeeld enthousiasme voor een bijzonder besturingssysteem en idem hardware. Een gezellig treffen ondersteund door functies als een tweede hands markt (activiteit regio Amstelveen), een presentatie van Acorn historie en wat we nog meer aan activiteiten onderdak kunnen bieden.

    Paul: het is ook een verschil in toonzetting. Zo heeft hij willen inbrengen de optie om namens de U.K. RISC OS commercie en met interessante kortingen ("beursprijsjes") voor onze leden, een soort tussenkomst te organiseren in het voordeel van beide. Noch in het organiserend trio noch in dit overleg krijgt hij daar de handen voor op elkaar: teveel losse eindjes en risico (denk aan bv. leveringsplicht en -condities).

    Gefluisterd werd nog: demo-team. Maar er is geen enkele reden of aanleiding voor promotie van het RISC OS besturingssysteem of platform. RISC OS lijkt passé ("RISC OS eXpiring"?) - zou ook onze conclusie zijn uit de respons met name vanuit Engeland.

    We hebben - dat staat vast - op 17 mei een RISC OS eXperience 2008, met de opmaat van een gezellige landelijke dag. We zetten in op Leo's idee: wie zijn RISC OS machine meebrengt krijgt een lunchpakket (en als die op zijn, heerlijke ter plekke belegde broodjes).

    De papieren Asterisk gaat [hernieuwd] onder grote tijdsdruk geproduceerd worden. T.a.v. de verzending zullen Paul en Jos de redacteur binnen de gestelde tijd support bieden - met name waar Asterisk en lidmaatschapskaart een voor verzending handig koppel kunnen vormen.

    Jammer blijft dat we van initiatieven van regio's en werkgroepen niet zoveel meer weten dat er in de papieren Asterisk een aantrekkelijk programma en vloerverdeling kan worden opgenomen.

  8. rondje activiteiten regio's en werkgroepen.
    We slaan, omwille van de tijd die ons rest, dit punt over.

  9. w.v.t.t.k., rondvraag, datum e.v. najaars-RvA.
    Het najaarsoverleg van de RvA zal zijn op zaterdag 18 oktober 2008, in principe dezelfde lokatie en tijd(sduur).

    Paul merkt op dat we dan opnieuw samenvallen met de HCC Retro Gaming Show in Maarssen die Paul en Jos vorig jaar bezochten in aansluiting op de RvA - toen een enerverend, interessante en heel wel bezochte bijeenkomst. Paul: we i.c. de werkgroep 8-bit zou hier de reputatie van Acorn hoog kunnen houden. Iets om de koppen voor bij elkaar te steken!

    Leo doet de suggestie om, in het kader van het 25-jarig bestaan van onze vereniging, RISC OS OPEN Ltd. (ROOL, zie ook website http://www.riscosopen.org) een donatie toe te kennen van EUR 500. Hij licht toe dat deze club heeft laten weten, graag te hebben willen komen maar er de fondsen niet voor te hebben, niet te kunnen verwachten van de kosten van de oversteek iets te kunnen terugverdienen, en ook nog eens voor hun laatste pennies door de Britse belastingdienst te zijn bezocht.

    We zouden de reiskosten van een vertegenwoordiger van ROOL kunnen vergoeden om ons te verzekeren van meer informatie over dit initiatief. Anderzijds zou, in de gewijzigde contouren van ons treffen op 17 mei, deze vertegenwoordiger (zich) een vreemde eend in de bijt weten / voelen.

    De vergadering steunt unaniem het voorstel voor een donatie, als steun aan een "open source" klus die continuïteit van het RISC OS platform versterkt.

  10. afsluiting.
    Leo dankt eenieder voor zijn komst en inbreng in dit overleg, in het bijzonder Ben, en sluit de vergadering. We weten ons overweldigd door teveel belegde broodjes, weren ons met alle macht en dragen de sleutel over aan de mensen van de regio-bijeenkomst Amersfoort.

Jos Ulijn
25 april 2008

ACTIELIJST: