Verslag van het overleg van de Raad van Afgevaardigden (RvA) van
de vereniging van gebruikers van Acorn / RISC OS computers "Big Ben Club"
op zaterdag 18 oktober 2008.

Aanwezig waren : 
uitgenodigd : Frank de Bruijn, lijstbeheer [Int-]Aconet, sysop "De Randstad"
afgevaardigden : Nico Blom (Amersfoort), Johan Kruize (Oost), Wim Hendriks (Heemskerk), Arjan Bokx (Rijswijk)
werkgroepen : Gerard Battes (Genealogie), Kees Grinwis (Acorn-Nl)
landelijk bestuur : Leo Smiers (voorzitter), Paul Porcelijn (penningmeester), Jos Ulijn (secretaris)
bericht van 
verhindering : Henri Derksen (regio-coördinator) en Charles Deckers

  1. opening van de vergadering, bespreken en vaststellen van de agenda.
    Leo verwelkomt de aanwezigen, in het bijzonder Frank de Bruijn, uitgenodigd voor punt 4 van de agenda. Hij wijst erop dat Jos voor het laatst als secretaris bij deze vergadering is (waarover meer bij punt 8).
    Johan Kruize wijst erop dat hij geen uitnodiging heeft gehad (ontbrak op de verzendlijst); gelukkig is hij wel gekomen.
    Besloten wordt, de voorgestelde agenda ongewijzigd te volgen.

  2. notulen van het RvA overleg van 19 april 2008.
    Henri Derksen heeft via e-mail op meerdere punten bezwaar gemaakt tegen het verslag van het voorjaars RvA. Bespreking van ingebrachte bezwaren resulteren in het navolgende.
    De naam van Aart, genoemd onder 1., moet zijn Veenenbos. Na deze wijzigingen worden de notulen vastgesteld.

  3. mededelingen, ingekomen stukken
    Bespreking van actielijst en ingekomen stukken vloeien in elkaar over.
    Jos meldt het e-mail waarin Stephen Revill, Director RISC OS Open Ltd, liet weten: "we're all blown away by this very generous gesture".
    Paul licht toe dat hij GBP 400 heeft overgemaakt aan ROOL Ltd, zijnde de donatie waartoe de RvA op voorstel van de voorzitter in het voorjaarsoverleg RvA besloot; de 500 euro's zijn iets (plm. 12) meer geworden na de conversie in ponden.
    De tekst van de e-mail van ROOL Ltd. is te vinden op de website. Jos geeft graag gehoor aan de wens van redacteur Asterisk, alsnog deze tekst toegezonden te krijgen. Want (Wim:) een redacteur vergaart en ordent slechts. Met verwijzing naar de actielijst, stelt hij dat de secretaris erop dient toe te zien wat wordt toegestuurd - deze is dus verantwoordelijk voor de ledenlijst. Anderzijds, waar een (aangepaste) ledenlijst in de papieren Asterisk wordt opgenomen, behoudt de redacteur verantwoordelijkheid voor wat in de Asterisk wordt geplaatst.
    Gevoed door zijn "regio-zorgen" geeft Henri Derksen tot slot in zijn e-mail argumenten om regio bijeenkomsten van de regio Amersfoort over te brengen naar de bijeenkomsten van de HCC RISC OS Gebruikers Groep in Eemnes.
    Bij bespreking van zijn voorstel is overwogen: Op het voorstel wordt niet ingegaan.

  4. BBS vs. internet (zie notulen, onder 6. BBS vs. internet): een afweging van gebruik / nut voor de club en [thema ingegeven door] kosten.
    Frank de Bruijn en Henri Derksen zijn voor het overleg uitgenodigd om dit onderwerp nader toe te lichten. Henri heeft besloten, vandaag bij de South East Show in Guilford te zijn. Het onderwerp stond op de agenda van het voorjaarsoverleg en is toen naar vandaag verplaatst omdat toelichting gewenst was. Via e-mail brengt hij nu de toen verstrekt toelichting opnieuw in. Gelukkig is Frank wel aanwezig om inzage in het gebruik van de BBS-en door leden toe te lichten en op vragen in te gaan.
    Frank: maandelijks wordt ongeveer twee keer ingebeld, voor het ophalen van de Asterisk. Hij heeft geen points meer, er zijn geen andere inbellers. Hij heeft naast een abonnement geen belkosten omdat de acties via internet lopen. Zou het abonnement niet langer vergoed worden dan stopt hij het telefoon abonnement en kan er niet meer op BBS de Randstad worden ingebeld - de BBS-functie incl de connectie met hub2 kan dan toch blijven bestaan: hij werkt zelf via internet, en Unicorn opereert langs een connectie Aconet - Fidonet.
    Frank: het heeft zijn tijd gehad. Het werkt maar als het stopt zal ik er geen traan om laten - overigens als hardware (i.c. het modem) het begeeft dan is het toch ook gedaan met de koopman.
    Frank: een optie is, het inbelabonnement van De Randstad te stoppen en alleen met de inbelfuntie van Unicorn door te gaan.
    Hij blijft bereid, leden die er al of niet via de webmaster om vragen, de Asterisk digitaal toe te sturen. Die vraag zou, zeker als de inbel functie stopt, op de website kunnen worden ondergebracht.

    Leo stelt, voor, alles afwegend, voor de duur van een jaar de ondersteuning van de beide BBS-en te stellen ter hoogte van de kosten van het voordeligste inbelabonnement, als service voor de leden die nog (willen) inbellen.
    Betekent dat dit onderwerp - met dezelfde vraagstelling, dan een jaar verder - op het najaarsoverleg 2009 terugkeert. Kosten worden begroot op EUR 120 per jaar per BBS. De vergadering stemt daar mee in.
    P.S. penningmeester informeert zich en stelt daags na de vergadering voor, vooralsnog uit te gaan van EUR 135 per jaar per BBS.

  5. verenigingsjaar 2008, activiteiten regio's en werkgroepen, ontwikkelingen, terugblik op de RISC OS eXperience 2008
    Leo: de eXperience 2008 was hartstikke leuk, gezellig. De organisatie ervan is hem erg meegevallen, leuk om te doen. We vermoeden dat er 60-70 bezoekers waren. Ook de standhouders Martin Würthner en Jim Nagel toonden zich heel enthousiast. Ook Paul Reuvers (XAT) was er, vergezeld door iemand van Castle Ltd. De inbreng van onze Belgische zustervereniging "riscos dot be" was enthousiast en aantrekkelijk.
    De lokatie "De Vuister" blijkt een prima keuze, biedt de juiste ambiance.

    Kees: de landelijke dag van weleer keert weer: neem je systeem mee en klets gezellig bij met mensen die bv. applicaties voor RISCOS hebben ontwikkeld. In het groot een bijeenkomst van de werkgroep hardware, als het ware!   :-)
    Kees: er wordt tijdens bijeenkomsten van de wg hardware niet meer aan projecten gesleuteld, met soldeerbouten gezwaaid. Het "die-hard" sleutelen aan hardware is passé - het vervangen van een accu op het moederboard van een Risc PC is inmiddels een piekende prestatie. De werkgroep telt zo'n 5-6 mensen bezoekers.

    De werkgroep Genealogie kent eenzelfde redelijk vaste opkomst.

    Van de regio's geen specifiek nieuws; qua vitaliteit hebben we de twee uitersten aan tafel: regio Amersfoort, al of niet een teken van de tijd, en regio Rijswijk die, met een wekelijks activiteiten programma, (en met wisselend succes) bezoek lokt.

  6. plannen, wensen, prioriteiten 2009; voorstel l.b. RISC OS eXperience 2009
    In ieder geval gaat het landelijk bestuur voor de RISC OS eXperience 2009. Leo heeft al geïnformeerd naar de beschikbaarheid van locatie "De Vuister". Kijkend naar wanneer resp. Hemelvaartsdag en Pinksteren vallen, komen we uit op 16 mei 2009. We kunnen er dan terecht vanaf 8 uur 's ochtends. Openingstijden blijven ongewijzigd: van 10 tot 16 uur [zodat de meest vasthoudende bezoeker een uitloop van maximaal een uur wordt gegund].

  7. financieel verslag 2008, concept-begroting 2009, contributie 2009
    Paul geeft toelichting op zijn voorstel begroting 2009.
    In het oog springend zijn de ernstig hogere productiekosten van de club-CDVD (c.q. inscannen Asterisks).
    Omdat, Paul benadrukt dat, waar de cijfers een andere indruk kunnen wekken, de bijdrage aan de regio's gelijk blijft.
    De beschikbare hardware is nu boekhoudkundig afgeschreven - blijft uiteraard gewoon beschikbaar voor gebruik. De landelijke machines: Iyonix, Omga en Risc PC's worden door Henri Derksen beschikbaar gehouden.
    De rekening 2008 - we schrijven nu oktober - is uiteraard nog een voorlopige. Bankkosten Postbank zijn enorm gestegen. De ROBECO heeft ons per - geruststellende - brief laten weten dat ook voor verenigingen de spaargelden tot EUR 100.000 zijn gegarandeerd.
    Kosten van internet zijn - bij een gebleken goed product en uitstekende dienstverlening van helder hosting punt nl: EUR 71/jr - een verademing t.o.v. de prijs van de voorganger die inmiddels toch nog een factuur heeft gestuurd van zo'n EUR 500.
    Als laatste vraagt Leo aan Paul, in de begroting bestuurs- en verenigingskosten gescheiden tot uiting te brengen; we willen er niet te koop mee lopen maar ons bint zunig!

    Op zijn voorstel stemt de vergadering in met de voorgelegde begroting, inbegrepen de hierin aangebachte aanpassingen als bv. verenigingskosten EUR 300, kosten landelijke bestuur EUR 100.

    De contributie blijft opnieuw ongewijzigd EUR 20, met 1 euro korting voor wie instemt met automatische inasso.

    Wim vraagt penningmeester nog om bewijsstukken van betalingen door de landelijke penningmeester ten laste van het regio-budget; hij wil immers op zijn beurt zijn kas-commissie tot genoegen kunnen bedienen.

  8. vacature secretaris landelijk bestuur
    Jos benadrukt dat hij geen herhaling wil van zijn eerdere ervaring als voorzitter; hij zoekt, de afloop van zijn activiteit als secretaris / ledenadministrateur / webmaster scherp af te bakenen.

    Een drietal belangen stonden voorop:

    Het mede organiseren van de RISC OS eXperience 2009 noemt Jos - valt de attente lezer op - niet als prioriteit. Hij is waar nodig voor de korte termijn beslist bereid, bv. in aanmaak en verzending van mailing bij te dragen; hij wil niet meer medeverantwoordelijk zijn voor de organisatie als geheel.
    Zo er zich in zijn keuze scherpe randjes aftekenen, is voor de gemiddelde waarnemer helder waar dat vandaan komt. Hij heeft zich als secretaris onvoorwaardelijk ingezet en de contacten in het bijzonder binnen het kader van de vereniging als verrijkend ervaren. De tijd van gaan is gekomen.

    Leo nodigt uit, actief rond te kijken voor een geschikte opvolger. In de Asterisk is uit de doeken gedaan wat de functie behelst.
    En er zijn meevallers! Inmiddels valt de component ledenadministratie toe aan de penningmeester. Het beheer van de website hoeft ook geen probleem te zijn: Kees zegt toe, zo nodig garant te zullen staan voor het technisch beheer van de website zodat de secretaris alleen nog over de inhoud gaat - en dat scheelt! als je de bedrevenheid mist die Kees als vanzelf kan - en vooral: wil! - inbrengen.
    Blijft als kern de secretariële zorg voor het voor- en najaarsoverleg RvA, en het deel uitmaken van het drie-hoofdig beraad van het landelijk bestuur - inmiddels met de traditie, met enige regelmaat de koppen bij elkaar te steken in het restaurant IKEA Haarlem :-)
    Wie wil.

  9. w.v.t.t.k., rondvraag, datum e.v. voorjaars-RvA
    De agenda's worden getrokken: het voorjaarsoverleg RvA wordt vastgelegd op zaterdag 18 april 2009. Ook voor dit overleg mogen we er, wat hem betreft, weer op rekenen dat Nico zorg zal dragen voor ruimte en consumpties.

  10. afsluiting
    Het is nog voor twaalf uur! Niet eerder werd zo bondig overlegd. Niet minder onverdiend werpt men zich op de broodjes die Nico, wederom een voltreffelijk gastheer, met het landelijk bestuur als zijn handlangers heeft klaargemaakt.

Jos Ulijn
21 oktober 2008

ACTIELIJST: