Verslag van het overleg van de Raad van Afgevaardigden (RvA)

van de vereniging van Acorn / RISC OS computers "Big Ben Club"
op zaterdag 16 mei 2009.

Aanwezig waren:

Afgevaardigden:
Arjan Bokx (Rijswijk), Johan Kruize (Oost), Hans Heerbaart (Drachten), Wim Hendriks (Heemskerk)
Werkgroepen:
Kees Grinwis (Acorn-NL)
Leden:
Charles Deckers, Henri Derksen (regio-coordinator)
Landelijk bestuur:
Leo Smiers (voorzitter), Paul Porcelijn (Penningmeester, ad interim secretaris)

1. Opening van de vergadering, bespreken en vaststellen van de agenda

Leo heet de aanwezigen welkom en geeft aan dat het samenvallen van de RvA met de RISC OS eXperience een noodoplossing is en waarschijnlijk eenmalig.
Er zijn geen wijzigingen op de agenda.

2. Notulen van het RvA overleg van 19 oktober 2008

Er zijn geen opmerkingen op de notulen. Hiermee zijn de notulen vastgesteld.

Actielijst RvA 2008

punt 1. Uitgevoerd. De penningmeester geeft regelmatig een rapport aan de regio penningmeester. Hij kan er ook om vragen.
punt 2. Niet meer relevant
punt 3. Blijft staan, is voor de najaars RvA 2009
punt 4. Dit is gebeurd. Desondanks ging het fout, dit lag aan de verhuurder omdat deze een dubbele boeking had geaccepteerd.
punt 5. Blijft staan. De vacature is niet ingevuld.

3. Mededelingen, Jaarverslag 2008, ingekomen stukken

Er is een mededeling, namelijk dat onze scheidend secretaris een ongeluk heeft gehad en daardoor zijn been gebroken.
Er is geen jaarverslag 2008 gemaakt door het hoofdbestuur.
Het hoofdbestuur heeft van de regio's Oost en Rijswijk verslagen ontvangen.

4. Financieel verslag, rapportage KasCommissie

De penningmeester vertelt bij het financieel verslag over 2008.

- Het ledenaantal blijft rustig terug lopen, per 1 maart waren er 170 leden. Sindsdien zijn er nog een aantal betalingen binnengekomen. Henri Derksen wil graag dat de regio wordt geinformeerd indien er een lid opzegt of overlijdt. De RvA vindt dat dit niet voor opzeggen hoeft te gebeuren wel voor overlijden. Hiermee blijft de huidige praktijk gehandhaaft waarbij tevens in de periode rond maart de penningmeester een lijst van late betalers naar de regio secretaris stuurt waardoor deze het lid nog aan zijn betaling kan herinneren.
- Het club vermogen loopt ook langzaam terug. In 2008 is het vermogen met circa EUR 3700,-- afgenomen. Dit is echter volgens de huidige afspraken.
- De eXperience was goedkoper dan begroot, daarentegen was de club DVD twee maal zo duur als begroot.
- De regio's Amstelveen, Rijswijk en Heemskerk hebben monitoren aangeschaft. De regio Heemskerk heeft dit gedaan van een gulle gift van een lid.
- De kosten van de regio Rijswijk zijn inclusief de kosten voor de werkgroepen hardware en genealogie. Arjan Bokx verzoekt om dit de volgende keer uit te splitsen.
- Alle club hardware is financieel afgeschreven. De Optra laserprinter met toebehoren is echter krakkemikkig en zal worden afgevoerd (naar de stort).

De kascommissie heeft de stukken beoordeeld en deze goed bevonden. Charles Deckers bedankt Paul Porcelijn namens de kascommissie voor zijn keurige werk. De RvA decharcheert de penningmeester voor zijn financiel werk over het jaar 2008.

Voor het jaar 2009 zijn Charles Deckers (2e jaar) en Hans Heerbaart (nieuw) verkozen voor de kascommissie. Arjan Bokx is reserve.

5. Samenstelling landelijk bestuur

De secretaris treedt af en heeft heeft zich niet verkiesbaar gesteld voor een nieuwe periode. Ook hebben zich geen nieuwe kandidaten beschikbaar gesteld. Hierdoor is er een vacature voor secretaris. Een oproep van Paul Porcelijn voor een nieuwe secretaris heeft geen resultaat. De werkzaamheden voor de secretaris worden gemiddeld op circa 4 uur per maand geschat. Het bestuur wil graag een derde man omdat dat het besturen van de club ten goede komt en het geen een - tweetje wordt.

6. Wat verder ter tafel komt, rondvraag, datum najaars RvA

Arjen Bokx vraagt naar aanleiding van de nieuwe vergoedingsregeling voor de BBS'en of de beheerders tevreden zijn. Henri Derksen meldt dat het een aflopende zaak is en zal de boel zolang mogelijk in de lucht houden. Hij heeft zich geschikt naar de beslissing van de RvA ondanks dat hij niet alleen communicatie kosten heeft maar ook energie kosten (die hoger zijn dan de communicatie kosten). Volgens zeggen is Frank gestopt met zijn BBS.

Henri Derksen merkt op dat er van een aantal regio's de RvA afgevaardigde altijd ontbreekt. Hij heeft zelfs een vraag van een regio gehad of een bepaalde RvA afgevaardigde nog wel lid is. Het hoofdbestuur zal deze zaak op zich nemen.

Voorstel voor de najaars RvA is om deze op 10 oktober in Heemskerk te houden voor de regio bijeenkomst aldaar. Het hoofdbestuur zal vragen of dat mogelijk is.

7. Afsluiting

De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit om 11:25 de RvA. Deze RvA zal waarschijnlijk als de kortste (55 minuten) RvA allertijden de boeken in gaan 8-).

Aktielijst

punt 1. t.b.v. najaarsoverleg RvA 2009: onderwerp "bijdrage BBS vs internet" agenderen.
punt 2. Vacature - gezocht: een secretaris.
punt 3. Nagaan waarom sommige RvA afgevaardigden niet op de RvA verschijnen.
punt 4. Vragen aan de regio Heemskerk of zij gastheer voor de najaars RvA willen zijn.