Verslag van Raad van Afgevaardigden der Big Ben Club

op 10 oktober 2009 in Heemskerk

Aanwezigen:

Bestuur: Leo Smiers (voorzitter), Paul Porcelijn (penningmeester, ai secretaris)
Afgevaardigden: Wim Hendriks (Heemskerk), Roel Boesenkool (Amsterdam), Arjan Bokx (Rijswijk), Hans Heerbaart (Drachten), Charles Deckers (vervangend Oost)
Werkgroepen: Ben vd Aardweg, Gerard Battens (beide genealogie)
Leden: Henri Derksen, Frank de Bruin, Albert Meijer,
Om 10.45: Pieter Drost, Jan Hoeve

Afzeggingen: Nico Blom (Afgevaardigde Amersfoort).

Om 10.03 uur opent Leo Smiers de vergadering, heet de aanwezigen welkom en dankt Albert Meijer voor het organiseren van de locatie.
De agenda wordt op voorstel van leden enigszins gewijzigd;
Er wordt na punt 5 ingevoegd een punt: Evaluatie BBS
Punt 6 schuift op naar 8 ongeveer
Nieuw onderwerp: Club CD, wordt ingevoegd als punt 7

Dus agenda als volgt:

1 Opening, agenda vaststellen
2 Notulen RvA van 16 mei 2009
3 Mededelingen, ingezonden stukken
4 Begroting, contributie 2010
5 Evaluatie van de eXperience 2009 en nieuwe datum in 2010
6 Evaluatie Bulletin boards
7 Club CD of DVD, kosten en voordelen, beslissing
8 Wat verder ter tafel komt, Rondvraag
9 Volgende bijeenkomst RvA

Er is een korte algemene discussie.

Henri Derksen verzoekt om zo spoedig mogelijk geïnformeerd te worden bij mutaties in het ledenbestand. Dit vanwege een pijnlijke situatie rondom een overleden lid. Antwoord: De secretaris geeft eind februari van ieder jaar de ledenlijsten door aan de regio's ivm laatbetalers. Mutaties lopende het jaar zijn er weinig en altijd ver achter de feiten aan. Daar blijft het bij.

2. Notulen RvA 16 mei 2009:

Enkele kleine verbeteringen/opmerkingen:
Jos Ulijn zat in het gips en men vraagt naar zijn welzijn,
Punt 5: er is geen nieuwe secretaris
Punt 6: Het BBS draait wel
Punt 7: Arjan wordt gespeld met een a en niet als Arjen, waarvan acte
De notulen van 16 mei worden hierbij vastgesteld met dank aan de schrijver ervan.

3. Mededelingen en ingezonden stukken, er is geen ingekomen post.

Het bestuur deelt mede dat we nog steeds een landelijke secretaris zoeken, momenteel valt Paul Porcelijn daarvoor in. Het is geen zware klus meer nu de club wat kleiner is geworden maar een goede kracht is zeer gewenst.
De voorzitter had zich voorgenomen om eens te onderzoeken waarom regio's zich hier niet meer laten vertegenwoordigen dit na aanleiding van een opmerkingen in de voorjaars RvA. Het blijkt echter dat deze RvA bijna alle regio's zijn vertegenwoordigd met uitzondering van Amersfoort (afbericht) en Almelo.
Algemeen wordt gezegd dat het lastig is hiervoor leden te motiveren en sommigen knappen af op het langdurig doordiscussiëren (eufemisme) over onderwerpen. Roel Boesenkool krijgt veel stress van geneuzel, zegt hij. De RvA voelt daarin mee en wil graag effectief vergaderen.
Er zijn overigens regio's die erg klein zijn en bij de leden thuis samenkomen, hun leden voelen niet veel voor de RvA.

4. De begroting en contributie voor 2010.

De penningmeester deelt mede dat het nog meevalt met het begrote tekort, eind 2009 zal er 1100 Euro tekort zijn, minder dan verwacht.
De begroting voor 2010 houdt rekening met een wat groter tekort dan 2009 maar dat kan ook meevallen. We zullen interen op het vermogen tot de club moet opgeven. Belangrijke kosten zijn de eXperience en een eventuele club-CD.
Het voorstel voor de contributie is dan ook om niet te wijzigen, gewoon 20 Euro dus.
De vergadering heeft geen moeite met deze begroting, enige discussie nog: een DVD is niet nodig omdat er geen scans op komen deze keer. Een CD is ook beter te lezen met onze retro-apparatuur.(r)

De voorzitter verzoekt de vergadering om na te denken over de vorm waarin de vereniging verder zal gaan over enige tijd. Er zal op vermogen worden ingeteerd tot de begroting groter is dan wat we aankunnen. We willen eens over enkele scenario's spreken. Voorstel is uiteindelijk om een groep uit de RvA hiervan een beeld te laten vormen ter informatie van de vereniging. De heren Charles Deckers, Wim Hendriks en Arjan Bokx zullen die werkgroep vormen. De RvA vindt het een belangrijk punt en we zullen graag adviseren wanneer gevraagd. Het bestuur zal ook worden geconsulteerd.

5. Evaluatie van de eXperience 2009.

- Belangrijk is dat de vergadering van de RvA niet goed samengaat met een eXperience. Dus dat doen we niet meer.
- De dag werd als erg gezellig en goed bezocht ervaren. De locatie is gunstig ivm de aanwezigheid van internet.
- De tijd van het jaar is een lastige keuze, er zijn ook beurzen in Engeland waar bedrijven naar toe gaan die we ook bij ons willen. Let op de Wakefield meeting, Het moet dus wat gespreid zijn zodat er in 2010 minder afberichten komen.
- Een locatie die wisselt over het land wordt als leuk beoordeeld maar dat geeft diverse perikelen. De organisator -Leo- voelt zich alleen in staat om de eXperience in Koog ad Zaan te regelen, elders is een te grote aanslag qua tijd.
- Na enig studeren op de kalender vinden we dat 29 mei als enige bruikbare dag overblijft in de eerste helft van 2010, anders moeten we naar oktober of november misschien.

We kiezen voor dezelfde locatie en de datum is bijna zeker 29 mei 2010.

6. De BBS evaluatie.

De beide BBS-en zijn in de lucht gebleven, de telefoonkosten zijn verrekend volgens de bestaande afspraak. Dat is niet duur en nog steeds een beetje nuttig. De penningmeester en de twee beheerders Frank en Henri vinden het prima zo, zolang het materieel nog draait.
De RvA gaat akkoord.

7. De Club-CD.

Kees Grinwis, Henri Derksen en Charles Deckers hebben er alweer ideeën over. Er komt niet veel nieuwe software beschikbaar de laatste tijd en updates van bestaande programma's passen ook prima op een CD.
Er zijn wat verbeteringen en nieuwe afleveringen van de Asterisk te melden; Dick Tamis heeft A9 software geproduceerd; Kees Grinwis heeft nieuwigheden op HTML gebied;
Henri produceert de nieuwe index.

Op een vraag van Roel Boesenkool: inderdaad geperste CD-s zijn duurder maar ook houdbaarder, dat maakt de keus gemakkelijk vanwege de aantallen die we willen. Niet zelf branden dus.
De kosten worden geschat op 800 Euro, inclusief wat kosten voor zo'n 200 stuks. (160 leden plus..)
De RvA zegt: Vooral doorgaan........

8. Wat verder ter tafel komt , Rondvraag.

Ben vd Aardweg vraagt om steun voor het in gebruik nemen van internet in de Rijswijk locatie. Daar zijn veel mogelijkheden op te noemen, met veel verschillende kosten en opties. Kabel is duur, KPN dongles of draadloos kan ook nog. Er blijven wat technische en financiele vragen om uit te zoeken. Ben en Henri mogen het gaan uitzoeken, Wim Hendriks kent nog wel wat prijzen van diverse opties.

Er zijn geen verdere vragen.

9. De volgende vergadering.

Wim Hendriks oppert om af en toe bij andere regio's bijeen te komen dat is gunstig voor de contacten. Inderdaad, maar de meest geschikte datum 3 april valt net in het Paasweekend waardoor deze afvalt.
De volgende RvA is daarom op 10 april 2010 in Heemskerk, vermoedelijke aanvang 10 uur.

De voorzitter sluit de vergadering om 11.10 uur, men zegt na 65 minuten en dat is wel efficiënt.